客户案例|协作工具为「同桌教育」组织效能提升按下快捷键
珠海同桌教育科技有限公司：一家专注于在线英语培训的公司，主营互联网加教育，简称是EP：英语合伙人。致力于成为学生学习路上的好搭档，陪伴学生一起成长。公司自2011年成立以来，致力于「没有难说的英语」，全心全意为顾客服务，专注于雅思教育，游学服务，少儿英语教学。目前已建立了佛山，珠海办事处以及菲律宾，澳洲等多个海外办事处，任教老师已超过了200人。以在线实时语音对话进行一对一的英语教学服务方式，为学生提供全方面选择以及便捷。
大家好，我是同桌教育的品牌总监，我叫Jenny。
同桌教育的文化是提倡更高效的工作，我们的上班时间是相对固定的，但是下班时间是非常自由，每天会有8小时的工作量，那么你早完成就可以早下班，不需要在工位要坐到6:00。这个时候我们如果想要早下班，就会对我们工作效率有提升的需求，那需要怎么去做？
那个时候，我们就找了市表面很多的时间管理软件，最后我们选择了日事清。
1，使用日事清之前
在使用日事清之前，我们的主要工作流程是这个样子的
首先是任务协作方面，我们通过QQ微信和钉钉进行任务下发，布置任务之后，我们并不知道它的完成状况是某种的，相关成员也不会时时刻刻跟我们进行工作进度的反馈，那么那么每周一次的回顾时候才发现。工作进度跟我们需要的或者是我们理想中的一个进度是完全不一样的，是事与愿违的。
第二个，组织流程方面，起初我们是通过口头去进行命令发布，成员之间不明确自己的工作主要对谁负责，可能还不是会找到任务发出的那个人，协作是非常混乱的，工作流程是随意的，并没有习惯去进行“我要跟谁进交接”，经常做到哪里就算哪里了，也没有明确的一个行为责任人，在这种情况之下产生失误的风险是非常之大，给我们的管理带来了困难。
第三个，时间规划方面，实际上大部分员工是没有明确细致的时间规划理念的，任务安排是非常自由的。就是说，我们交代他们今天上午完成这个东西，没有办法把控自己的工作效率，他/她只会觉得我在上午完成就可以了，那么上午你可能也是会选择我在12：00〜12：30做完，经常一个任务布置下来，到了结束时间才发现这里还没有做，就会把所有的任务集中到最后一天去完成，很可能在这一天就会出现加班，通宵完成工作。
2，为什么选择日事清？
后来，我们就找到了日事清，因为我们觉得日事清是满足去解决我们这些问题的一个条件。
首先在任务协作方面，使用了日事清之后，我们可以随时去通过日事清的“任务”去查看全员的阅读状态，了解任务完成状况，可以在评论区回复任务情况怎么样，我们可以非常实时的在评论区进行进一步跟踪。
打个比方，我们布置了一个任务，需要各个部门的主管去发布自己部门的女生节的活动方案，以前我们可能会通过QQ或者是钉钉进行通知，再进行方案的收集，再进行登记。
那么现在，通过日事清可以非常简单的可以去完成。我们在“日程”新创建一个“任务”，把所有的部门主管需要通知的人全部替换上，然后设置时间作为一段时间，在我设定的这个时间之前，他们需要回复我们他们的方案是某种子的，我们在评论区可以很轻松的看到他们的回馈。
第二个是组织流程方面，我们通过日事清进行的组织架构的梳理，协作流程的细化，把所有的常规任务进行项目化，减少了产生失误的风险，也明确了每个任务的责任人。
例如说我们常规的入职流程，是每个公司都会有的常规业务流程，以前我们是用Excel表去跟进登记员工入职的完成程度，大部分可能还是需要靠他们自己的脑子去记住的。
“新人完成了什么东西？给了我什么资料？那么我要跟他交代什么？我需要跟组长讲什么？”，一不小心很可能就会遗漏掉某个步骤，那么到后续进行工作交接的时候，我发现我不知道这个东西，我们就可能会非常迷惑到底是谁没有做，我们找到行为责任人。
那么现在我们通过日事清可以去给每个任务设定一个行为责任人，然后设定时间，日事清就会提醒你今天要做什么。日事清的“日程”功能可以明确到每个时间段需要做什么，有效提高大家的工作效率。
你可以非常清晰地看到这个时间段我需要做什么，那么做完之后我接下来需要做什么。在你完成工作之后，不需要再多花时间去想接下来的工作，非常有效的提高了工作效率。那么它还有一个作用就是：你可以清楚我在这个时间段应该做什么，那么如果因为没有做完，那么可能就会开始需要思考我为什么没有做完，是我的效率问题还是其他人领导的。我们就可以去进行反思复盘。
3，日事清常用场景
那么提到到日事清应用方面，我们使用频率最高的几个项目：
应用一：入离职管理
首先第一个就是入职离职管理，入职离职是每个公司都会存在的最大互换的人事变动，那么在这种情况之下，如果责任人不明确，事到临头之后才会发现，“为什么这个资料我没有，为什么他不知道这些事情”，当老师的才会发现这件事情非常的麻烦，那么日事清可以很好的去划分任务的责任人以及清晰的任务时间，我们通过日事清的模板下载，去给每个人去标注任务责任人，然后去在任务上方填充上他需要完成什么东西，然后将时间标注之上之后，我们就可以通过日事清进行任务发布。
那么如果产生了失误之后，我们很快就可以找到任务的责任人，然后去跟他进行问询和复盘。
应用二：重复性提醒工作
第二个是重复性工作，重复性出现的提醒工作，如果是靠自己去记，在前期形成记忆之前很可能会忘记，有时候你过了取代之后才会想起来看什么都需要我们做。
实际上一个非常简单的去解决这个问题。首先一个方法就是在日事清建立重复的任务，然后时间方面可以建立一个周期，每天提醒每周提醒或者是每个月提醒一次。
那么另一个方法是适用于内容不断变化的重复性任务，比如说我给某人设定的一个任务，但是他这个星期完成后，他下个星期的任务是不一样的，但是他时间是固定的的，那么这个时候我们可以通过日事清的模板进行任务更改，然后再上传到日事清，它就可以非常轻松地帮我们对进行任务的跟进提醒。
应用三：项目性工作
第三个是项目性工作，日事清有一个功能叫做思维导图，我们在思维导图里面建立自己的思维模型之后，可以把思维导图自动生成“计划”，然后再给“计划”中的任务添加行为责任人，时间，那么我们就可以很简单的把我们的想法进行任务的实施落地，它可以把我们每个项目的一个步骤进行拆解，然后再进行到一个实施的步骤，不需要我们再另外去进行任务创建，再进行人员通知等等，非常有效的节省了我们的时间。
同桌教育是忠实用户，在2017年就把内部协同的业务搬上了日事清，展开了高效协同工作，日事清给同桌带来了更高效的压缩。同桌的每一位新成员在入职培训的时候都会学习日事清的使用方式，其中大多数的新成员之前都是没有接触过，日事清给他们带来了截然不同的工作方式。
