多任务是一个神话,并不能提高组织的生产效率

到目前为止,大多数人似乎都明白多任务是一个神话,并不能提高生产力。

 

如果我同时尝试完成消费报告,打扫我的厨房并阅读昨天的体育新闻,无可否认,我会花更长时间给你写这篇文章。

 

但我们尚未将这种想法扩展到我们的组织。

 

组织层面的多任务处理

 

正如个人在尝试多任务时做得更少一样,组织在尝试同时做太多事情时,会导致完成的事情更少。组织正在尝试同时执行过多的项目。

 

几年前我向一家大公司的一位高级副总裁提过这个。

 

她说,“跟我来”,然后把我带到一个大的会议室,她和她的直接下属最近在那里完成了一次年度计划演习。

 

贴在40英尺高的墙上的便签,每个都代表一个项目。在每一个项目的右侧绘制了长线,表示项目的预期持续时间。

 

她问道,“你认为我们做了太多的项目吗?”

我离得很远,我在粘滞便笺上看不到一个单词。但是很多项目都在墙上,我只是说,“可能。”

她告诉我她也这么认为。

 

第二天早上,她所有的直接下属都回到了那个房间,她说,“我们想做的太多了。把东西从墙上拿下来。”

 

当他们开始移除最低优先级的项目时,每个人看起来都松了一口气。

 

我在年底跟她跟进,问她今年过得怎么样,减少并行项目的数量是否有帮助。

 

“我们度过了有史以来最美好的一年。但我们走得不够远。我们应该放弃更多的项目。

 

史蒂夫乔布斯专注于3%的事情

 

当史蒂夫乔布斯于1997年回到苹果公司时,有350种产品正在开发中。在两年内,乔布斯减少了97%的项目,只留下了10个产品。

 

每当一个组织对某个产品说“是”时,它就会拒绝其他产品。或者至少正在说不。通常,当一个组织对两种产品同时都说“是”,这两个项目都会取得了令人难以忍受的缓慢进展。

 

相反,专注于更高优先级的产品并将其解决。这时你才会开始第二次。

 

在1997年的全球开发者大会上,史蒂夫乔布斯通过说“当你在思考专注时,你会说,对,专注的意义在于说是。” 不对!专注的意义在于说不。“

 

四十个开发者不应该参与八十五个项目

 

我的一位客户正在努力解决这个问题。在访问前的电话中,他们告诉我他们有40名开发人员。但在我第一次与他们会面时,他们说他们有85个正在进行的项目。

 

我快速翻回我的笔记说:“但几周前我们通过电话交谈时,你说你有40位开发人员。”

我的客户说:“是的。40位开发人员 85个项目。“

 

在我指出之前,他似乎并不认为这是一个问题。

 

这是一家小公司,大多数新项目都是由首席执行官提出的。我让他同意他只允许一个新项目开始,每两个完成。

 

我对项目的规模没有任何限制。但我知道这会逐渐降低该组织正在进行的并发项目的数量。

 

他想知道他必须遵守这条规则多久。他希望我给他一个具体的项目数字 - 可能是40或50或30。

 

相反,我告诉他继续为每两个完成一个新项目,直到他觉得每个项目都完成得足够快。这将是组织可以处理其他并发项目的标志。

 

这很难,但是这个首席执行官和组织一直遵守这条规则,直到他们达到18个并发项目,不到他们开始时的四分之一。

 

首席执行官以及高级开发人员证实事情比以往任何时候都好。

 

如果一次做得少,则做得更多

 

在哈佛商业评论文章(“ 充分利用您的产品开发过程 ”)中,作者得出结论:“如果组织承担的事情减少,项目就会更快完成。”

 

这绝对是我的经验:一次完成较少项目的组织可以完成更多工作。

将您的组织集中在最重要的项目上,并将工作推迟到不太重要的项目上,这是一种尽可能快地提供最大价值的可靠策略。

 

你的经历是什么?

 

您的组织是否同时进行了太多项目?如何专注于较少的一组关键项目改变你的世界?你怎么能说服别人呢?请在下面的评论中分享您的想法。

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