项目启动会怎么开?如何有效追踪项目进度?

当这些计划都做好之后,准备阶段只剩下最后一件事情要做了,就是开启动会,启动会的作用是让大家全面了解这个项目到底是要做什么,为什么做这个项目,并且让大家意识到,从此刻起,我们要加入到一项事业中了,而不是要参加一个兴趣小组,那这很重要!

这个启动会要怎么开?我们要做的第一件事就是要宣布整个项目正式启动,紧接着要向项目成员讲解项目白皮书和项目的各种管理计划,我们要告诉项目团队为什么要做这个项目,预我们的预算成本是什么样的,我们的收益是什么?那项目可能会蕴含哪些风险?当我们讲完整个项目白皮书之后,我们还要逐一介绍整个项目的成员,讲解每个人在项目中担任的角色和承担的责任。

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在整个启动会的最后,我们要给项目起一个响亮的名字,那一个好的名字会形成一个独特的项目文化影响,大家,也会让大家觉得这是属于我们自己的项目。

到此整个准备阶段,所有的工作就都已经完成了,那紧接着我们进入了项目的冲刺阶段,那冲刺是整个项目中最困难的一个过程,因为在这个过程中,我们要解决各种各样非常棘手的问题。

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对于冲刺阶段,作为项目管理者最重要的事情就是保证整个项目是如期的进行,那么这就需要我们不断的跟进项目的进度,我们要清楚哪些工作已经完成了,哪些工作延期了,整体是否处于正规,那能否按按日期交付,我们该交付的东西。

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我每天都会查看项目的进度,那基本上每天上班之后都会打开我们的项目计划,然后通过筛选功能,一键找到所有的延期任务之后,我会跟逐条跟进延期的任务,然后去问他们原延期的原因是什么的,遇到了哪些问题,然后和他们一起共同的制定我们的解决方案,确保整个计划可以顺利的进行!

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除了根据进度以外,我们每周都会开,周会周会很重要,但很多周会会像一个问责会,那每个参会人员都会心惊胆战,起不到让大家奔着同一个目标前进的作用!

我们怎么开周会!第一步就是要写周报!那在项目执行的过程中,项目成员每周都要写周报,汇报项目的进度,写周报就是避免开会的时候变成轮流汇报,弄得很强,问责那开周会前项目的管理者要汇总所有人的周报,那周会上只讨论汇总后的内容,不具体到某一篇周周报。

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开周会有三做三不做,那三做:第一我们要公布整体的进度,那第二我们要对重要的事情进行一些沟通,那第三我们要对重要的问题进行讨论以及拍板。

三步做:第一我们不谈几次,第二我们不做大方向的决策,那第三我们不讨论执行的细节,那周会的目的是让团队成员了解进度,解决一些影响进度的问题,让团队朝着目标快速前进,那千万不要把周会变成大杂烩,什么都讨论,那就起不到周会的作用。

周会会让团队成员了解工作的进展,那那些没有参与周会的项目利益相关者,如何了解项目的进度,比如你的老板想要了解项目进度进展到什么程度了,如何做?这就需要每到一个阶段做一个项目的阶段,汇报项项目的所有利益相关者会把整个项目的进度遇到的问题要做哪些调整?

这个阶段的进度汇报怎么做?既然要汇报进度,那就需要一个进度的汇报报告,那这个报告如何做?

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那首先我们要去评估项目的进度,那评估进度在项目管理里会有两个专业的名词,一个叫进度偏差,一个叫进度绩效,那进度偏差简单说就是完成的工作减去计划的工作得出一个差值来,绩效偏差就是完成的工作除以计划的工作,我们会得到一个百分比,

只可以让我们知道我们到底落后或超前了多少公司,那百分比可以让我们知道我们超限或落后的程度。那通过进度偏差合计绩效偏差,我们就可以判断整个项目的健康程度是正常还是危险还是高危。

如果这个项目的进度出了问题,处于危险当中,那么我们就要想办法去补救,那补救的方法方法一般有五个方向去考虑。

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第一个方向就是按原计划进行,我们的计划不改变,想办法去追赶计划。

第二个方向就是制定新计划,推到整个计划,重新讨论计划的费用目标以及时间。

第三个方向是成本,我们考虑怎样去增加成本,增加资源,让整个项目在规定的时间内继续完成。

第四个方向是质量,我们可以想去想办法去降低一些细节的质量。

第五个方向是范围,时间不够了,有些事情就先不去做了,那通过这种方法去缩短整个项目的时间。有了具体的补助措施师之后,我们就要去写一个项目的阶段报告。

阶段报告会包含项目的进度,分析项目的健康程度是正常还是有危险还是非常危险,如果有了危险,我们就要写出后面的补救措施,到底是什么?

通过这个报告,所有人都知道这个项目的进度是怎么样的,我们遇到了哪些问题,我们后面要做如何的调整,当整个项目在大家的努力之下,完成了整个项目通知的阶段之后,就进入了项目的收尾阶段。那整个收尾阶段的核心有两个,一个是确定项目是否完成,另一个是积累项目经验。

在收尾阶段我们要做的第一件事情就是确定我们真的做完了吗?我们的产品有没有开发完成,验收通过了吗?我们的合同有没有走完流程,发电有没有都技术出去,我们要确定我们到底有没有把整个项目要交付的东西都做完。

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那在确定的整个项目都完成之后,我们紧接着要做到非常重要的一个工作,就是要做项目的复盘。复盘下节讲。


本文来自:日事清高效能团队管理专家。作者:日事清产品总监子升。如果您在使用 日事清的过程中形成了一套高效工作流程或,欢迎跟我们分享您的使用经验。