如何做团队项目的质量、成本、风险的管理?

在组建团队之后,我就和团队开始一起制定项目的方案,制定项目方案对很多人来说都是一个痛苦的事情,因为你不知道该从如何从何开始入手。

我在制定项目方案的时候,会先把项目抽象成一个具体的问题,然后去解决问题,那当时我们把整个项目抽象为「如何在最短的时间内让企业微信的用户最大程度地体验到我们传递的价值」,那我们就是基于这个目标去制定整个项目的方案。

面对这个问题,我们可以用设计领域的双钻模型来解决问题。模型也很简单,它就是两次发散收敛的过程,那第一次发散和收敛,我们是去想这个问题有哪些解决方法,我们把所有的解决方案方法都列出来,然后在其中挑选一个我们认为最正确的解决方法,它可能是效果最好的,也可能是最公平的,更可能是团队成员都认可的。

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找到了这个正确的解决方法之后,我们要做的是第二次发散收敛,第二次发散的角度就是这个解决方法有哪些执行的方式,我们把想想得到的所有的执执行方式全部都列出来,然后在其中选择最正确的执行方式,这个执行方式可能是成本最低的,也可能是时间最短的,更可能是大家认可的,那到时我们就会找到一个问题,它最正确的解决,无法以及最正确的执行方式,那这这样整个项目的方案就确定了。

当我们有了项目方案之后,我们要做的事情是制定各种管理计划,因为我们之前讲到了项目管理的五大要素范围,时间成本质量风险,那我们现在要做的就是针对这五大要素,制定相应的管理计划,来以此确保项目的平稳进行。


首先我们要做的是范围和时间的管理计划,也就是制定WBS,WBS简单的说,就是实现我们项目方案的具体行动计划,我们要把需要做的事情都列清楚,明确好哪些事情先做,哪些事情后做。

工作计划软件|工作日志软件|团队管理工具|团队协作软件|电商erp|知识管理软件在制定WBS的时候,那首先要把整个项目分成3到5个阶段,那不能少于三个,最好也不要超过五个。当时我把整个项目分成了四个阶段,那就是功能设计UI设计产品研发测试与上线,然后把各个阶段的能做的事情都拆解出来,拆解的过程中要注意拆检是否完整,不要有任何遗漏,尽量每一件事情都只有一个人负责那事情,完成的时间长度也不要超过两周,最好1到2天可以完成。

拆解任务之后我还要做的事安排任务,要确定这些事情是谁在什么时间完成,等这些任务都安排完成后,我们就知道整个项目到底要做哪些事情,每件事情由谁来做,什么时候开始什么时候完成,那整个WBS就算制作完成了。那我在制定WBS的时候都会直接在我们日事清的计划中完成,就像这张PPT里展示的会把所有的任务按阶段写下来,并安排任务的时间,

WBS做完了,时间和范围就确定了,剩下的就是质量、成本、风险的管理,用表格就可以完成。

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我们先来看质量管理计划表,那它的最主要测试验收效之后是验收标准验收时间,最后是验收人。

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验收项就是确定每个阶段的产出物有哪些方面可以评估质量。

比如开发完成的产品可以从功能性能稳定性等角度评估质量,验收标准就是设定一个合格的标准,比如「产品的稳定性要达到99.5%才是合格」,通过这张表我们就可以逐个阶段的去控制产品的质量,防止早期的问题一直累积到最后才发现。当某一项出了问题,我们也可以很快定位到验收人,让他去承担责任并解决这个问题。

成本管理,我们要确定我们的项目都有哪些成本,包含人力、材料、差旅等,之后我们要估算每一个成本项到底有多少钱,并计算总成本是否在从项目预算的范围内。

如果不在我们就要想办法调整,那最后我们要这些成本,要把这些成本上以周为单位规划好每周要花多少钱,因为这样我们就能从时间的角度清晰的知道整个项目第一周花多少钱,第二周花多少钱,那如果有一周可能要支付一大笔一笔非常大的费用的时候,我们可以提前跟我们的财务做申请那保障,到时全是可以顺利支付的。

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风险管理稍微复杂一点,首先就要得知道整个项目到底有多少风险,对吧?我们要尽可能地找到项目所有的风险点,那这里我会问团队一个问题,假如说这个项目有一天结束了,但他失败了,你觉得可能的原因是什么?呢然后每个人会针对这个问题依次作答,那当整个团队回答过几轮之后,你就会发现我们已经找到了非常非常多的风险点。

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拿到这些风险点之后,我们要做的是去评估这些风险的危害程度到底有多大。那评估的方法就是风险矩阵。

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风险矩阵会将风险的危害程度分为「影响」和「可能性」两个维度,每个维度分了0到5,不同的刻度零最小五最大,那通过这两个维度我们就可以知道每个风险点位于整个风险矩阵的哪个位置,如果它落在了红色区域,那就是一个高危的风险,需要谨慎对待。我它落到了一个黄色的区域,那它的危害程度就一般如果落到了绿色的区域,那危害程度就比较低。

我们知道了风险点,也知道它危害性之后,我们就要想办法去应对这个风险,那应对风险也是有方法的。那这个方法,提供了四个选项去应对风险。

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转移风险:比如说某个产品的工工作量非常大,很难按时完成,这就是一个风险点,如果我们用外包的方式去处理,这就属于转移风险。那我们觉得如果即使延期也是没有问题的,可以按原计划进行,那就属于接受风险。那如果我们把这个放到很深的路径中,让用户很难发现,就属于降低风险。如果我们找更多的人来确保完成,就属于清楚风险,那这几个应对风险的方法可以混合使用,让风险危害降到最低。

有了风险点危害程度以及应对方案之后,我们就可以填写项目风险计划表,那这个表的最左边是项目的风险点,中间是风险点的,危害程度之后是应对方案,最后是负责人,那每个风险点都有一个负责人,那当他负责的风险出现的时候,那它要去实施整个应对的方案。

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当这些计划都做好之后,那准备阶段只剩下最后一件事情要做了就是开启动会,那启动会的作用是让大家全面了解这个项目到底是要做什么,为什么做这个项目,并且让大家意识到,从此刻起,我们要加入到一项事业中了,而不是要参加一个兴趣小组,那这很重要!


启动会我们下期讲。


本文来自:日事清高效能团队管理专家。作者:日事清产品总监子升。如果您在使用 日事清的过程中形成了一套高效工作流程或,欢迎跟我们分享您的使用经验。