自我管理解决方案

工欲善其事必先利其器。为了做到日事日清,让我们的日常生活更加有序高效,日事清值得你用起来!
通过日事清我们可以更方便的记录和规划日常事务、用更少的时间来完成目标,并且从冗杂的待办事项中解脱出来。同时也可以用来做个人和家庭的知识库,储存生活中的各类信息。
在生活中你可能经常会遇到很多需要记录的事情
  • 一天要做什么不知道「能做什么」
  • 上午一个朋友让我帮他做什么来着,也想不起来「要做什么」
  • 今天做了什么想不起来「做了什么」
有时也会希望制定一些阶段性的目标
  • 备考一门考试
  • 安排一下假期的旅游
  • 用两个月时间进行减肥
当然,如果你平时喜欢创作和记录
  • 你可能会制定自己的家庭宣言或者家庭公约
  • 可能会把孩子的照片或者一些喜欢的电影都放到一个云盘里管理
  • 偶尔也会找个固定的地方自己写点什么,然后分享给亲戚朋友
这些情况不管你原来是如何解决的,现在都可以用日事清方便自如的搞定。

搞定待办事项

任务管理之四象限的使用

我使用日事清有很长时间了,每天使用最多的就是日程页面的「象限视图」,也就是时间管理内俗称的四象限管理,这4个象限对于刚接触时间管理的朋友还是比较友好的,简单的通过「重要」和「紧急」两个维度将需要做的事情划分成4个区域,帮助我们决定下一步具体要做哪些事。
这套方法的核心是衡量重要与紧急的程度,而这个标准对每个人来说是不同的,所以大家需要根据自身情况来打造,对任务进行评估之后就可以往对应的象限里去放任务了。
  • 急事:就是紧急且迫切的事情,我们需要马上执行,比如:
    • 今天下午5点需要去给孩子开家长会
    • 有一个100-50的优惠券,在不消费就过期了
  • 要事:指的是对你会影响深远但是有不着急的,比如:
    • 一周看一本书
    • 每天锻炼
    • 给女朋友准备礼物
    • 这些事情都需要给那些「急事」让步,但是长远来看相信每个人都知道要早睡早起、多读书、多运动。当然也有一些「要事」如果长时间没做的话,会转变成「急事」,比如:平时不看书考试前临阵磨枪。
  • 烦事:那真的就是让你厌烦的事,觉得没价值但是又不得不马上做,比如:
    • 比如帮女友拿快递(虽然是急事,但是我就是想放到这里,哈哈)
    • 朋友临时找我帮个忙直接的
  • 杂事:这个就没啥说的了,如果你这个象限的事情比较多的话,我只能说人间不值得。
这个四象限主要是希望我们更多的关注「要事」,减少在「烦事」上的时间投入,也就是多做对你重要的事
因为时间管理的核心是精力管理,所大家在拿到一个事情的时候可以判断一下如果2分钟之内就能解决的问题,建议立马去干掉他,而不是记到日事清里,毕竟从你记录→查看→回忆→执行都还是会浪费掉一些精力的。
日事清中的「日程」是天然的四象限的落脚地,在对应象限放入对应的代办事项里,如果需要变更日期或者重要程度,可以拖动到其他的日期中或者象限中,右边的这个日历是可以展开/折叠的呦。
在我最开始使用日事清的时候,我会按照4个象限打理好每天的任务,如果一些「要事」真的是由于一些原因没有做的话,我会直接将他拖动到「急事」中,然后重新选定一个日期和时间节点,并设置好在什么情况下提醒,到时间就会收到主动的提醒了,在PC和APP内都可以收到提醒的,超赞的哦!虽然是常规功能...
当然随着任务一多,单纯靠任务列表不能直观的找到自己想看的任务,也可以通过加标签的方式来实现。比如有一些是「工作」相关的任务,有一些是「生活」,完全是可以自定义的。
每天生活中都会有很多信息轰炸我们的大脑,但是脑袋这东西同时只能处理4件左右的事情,所以我会把一些临时的信息记录在「收纳箱」中,然后晚上回家统一整理,将该移到对应象限的任务移动到对应的象限里,没有价值的信息直接删除掉,当然我也会把长期的一个需要记录的信息一直放到「收纳箱」中,比如我的一些剪发、咖啡、VPN等会员信息的记录。

在日事清中实践 GTD

说到「收纳箱」就不得不说一下GTD了,GTD是Getting things done的缩写,也是一种帮你搞定日常任务的方法论,了解时间管理的朋友应该知道,他有5个基本的步骤是:「收集」「整理」「组织」「执行」「回顾」。
通过这种方式可以解决「能做什么」「要做什么」「做了什么」的问题 ,四象限主要是用于解决「先做什么」的问题。
第一步:收集这一步主要是将一些想法、信息、待办事项统一记录下来,关键在于清空大脑,投入到当前的工作中去,提供工作效率。
  • 主要还是通过「收纳箱」来完成,市面上的清单软件也都会有「收纳箱」这个功能。
  • 我通常将「收纳箱」作为一个备忘+任务整理的入口,一方面有一些备忘的事情会放到里面,一方面会按照方法将临时收集的任务放进去
  • 日事清收集的入口有很多,可以在微信公众号内进行操作,也可以在电脑的浏览器里,也可以在手机app里操作。
第二步:整理主要就是将之前的收集的信息进行整理,判断是否值得执行,如果是无效的那么直接删除。这步其实非常重要,因为每天的时间是有限的,不要在不必要的事情上花费时间。
  • 我一般会头天晚上固定的时间进行整理,把一些要保留的信息在「收纳箱」中放的靠下一些,需要行动的任务放到右边
第三步:组织对需要行动的任务进行任务分解,形成任务清单。对每个任务设定时间和提醒事项,正确的任务应该是可度量的,有明确的行动描述和时间节点的,不需要额外思考就能进行的。
  • 我一般会将行动的内容放到任务详情内,如果有小的步骤需要执行的话可以放到子任务里去。
    • 我会拖动到某天的任务里
    • 我会在任务详情里写下来需要提交的材料,对应派出所的地址
    • 如果需要请假的话,我会添加一个子任务,做完事后勾掉即可
    • 设定一个具体的提醒时间,然后就不用再去想这个事了
    • 比如:办居住证
第四步:执行这一步主要就是根据实际情况去完成日程里的待办事项。这里建议搭配四象限的方法来使用。 当然如果需要预览某个持续性任务的时候,也可以通过其他视图来进行全局性的查看。 比如:我的信用卡
  • 我会建立一个每月重复的任务,因为每个月的账单日、还款日都是相同的
  • 当我希望查看一下这个月还有哪些信用卡还没有还的时候,我只用在「月视图」里看一下就可以了
    • 如果你的任务比较多的话,还可以通过标签的方式,将信用卡相关的任务都打上一个「信用卡」的标签,在月视图的时候通过「筛选」的方式,更加直观的查看有关的「还款」任务
  • 下个月的时候,只用等着「日事清」到时提醒该还钱就可以了
第五步:回顾回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般是每周进行回顾和检查,尽可能的去更新你的任务列表,对已完成的任务勾掉,然后计划下一步需要做什么,并设置相应的提醒和描述以及子任务,从而实现整个GTD流程的循环。
通过这种方法我们每天完成的任务只用关注「日程」就足够了。

拒绝拖延只需这一步

在日常生活中的时候,我们总会遇到一些不情愿的事情但是对你又很重要,比如:学英语对我来说是一件「要事」,但是每次想到要去翻开英语书我就会有一种胆怯,会退缩,想逃避,所以即便是放到了我的「重要紧急」的清单中还是会偶尔「延期」。
对于这种情况我们首先要意识到拖延症这件事其实没那么可怕,
  • 当你遇到一个不情愿做的事情,大脑中与疼痛有关的区域就会被激活,大脑自然会去寻找避免负面刺激的方式,这导致了将注意力转移到其他事情上去,现象如下:
    • 通常是把注意力转移一些令你愉悦的事情上
    • 其实当你真正开始做你不喜欢的事情的时候,这种神经上的不适很快就消失了
网上也有很多介绍对抗拖延症的方法,一般会在心理激励和鼓励自己,就是屏蔽一些负面负面情绪,这样完成任务的阻力会小一些。如果发现自己在避开某些让你感觉不舒服的任务,那么你需要将注意力放到过程上而不是结果上。
解决拖延症的话通常会用到一个工具,就是番茄钟。番茄钟的核心是在于把注意力集中在某一个时间段上,让你在短期内可以平静的去尽最大的努力,从以此来提高效率。
在日事清里可以针对某一个任务使用番茄钟,默认是一个25分钟的工作时间和5分钟的休息时间,一方面帮助大家养成良好的工作节奏,一方面让我们可以更专注的投入到当前的任务中去。
我一般更倾向于使用手机端日事清APP里的番茄钟,因为更方便一些,不会干扰到我使用电脑工作,并且手机里也会有多种白噪音供我选择,我只用打开手机连上耳机就行了。
当然你也可以自己去自定义这个时间,因为每个人的工作的疲劳程度是不同的。在「应用」的「番茄钟」里面我们可以查看每天番茄钟的使用情况,也会统计出每天的最佳工作时间,通过这种方式你也可以将重要的事情尽量安排在每日的「最佳工作时间」中。
一旦你习惯了上面的任务管理方法,当你的任务多了起来的时候,你会发现简单的通过重要和紧急两个维度是很难将你所有的任务区分清楚的,并且当你去执行任务的时候,也会发现会有很多不同种类的任务分布在四个象限里,在查看和整理的时候是不那么方便的。 所以我一般是在头一天晚上,或者当天早晨,把今天最重要的三件事然后放在第一个象限里,这三件事可能是工作的事情也可能是生活中的事情,但是一定是必须完成的事情,其他的任务按照不同的情景或者不同的分类进行分布到其他象限。比如其他象限,我写的一个是公司、一个是通勤、一个是家庭,分别对应3种不同的任务种类。公司的象限是纯工作的;通勤是我在上班途中可以做的事情,可能是自我学习,也可能是浏览一些信息,这个象限会比较随性一点;家庭是我可以在家做的事情,一般是家务事和个人生活的事情,也会有一些娱乐和学习的东西包含在里面。
这样每天的目标就会特别明确,你可以将核心的精力放到这三件事上,完成这3件事对你的满足感也是巨大的 。当然有些事情是比较复杂的,是需要拆分的,这个事情可能是由多个小任务组成,需要一步一步去完成,也或者是一个阶段性的任务,那你就需要将它分解成比较小的重要任务,然后安排到未来本周的其他日期里去。
有时候也会有一些突发的紧急事情,比如说是临时开会或者临时领导找你谈话,那这些事情肯定会打断你自己的日程安排,不过这也没关系,我们可以根据实际情况去调整今天剩余工作,毕竟计划赶不上变化,所以不要给每天的任务安排的太满,基本上是可控时间的60%就可以了,如果你统计过自己一天的有效时间的话,会发现50%都很难达到。

我是如何用日事清养成个好习惯的

我们都希望养成一些好习惯,原谅我的标题党,只依靠日事清的话你真的很难养成一个习惯,你想要的「每天早睡早起」「每周读一本书」「每天不看美剧」「每周运动两次」这些,没错,在日事清里都做不到,不光日事清做不到,你把所有自我管理的软件翻个遍也无法实现。仅通过工具的就能解决所有问题的话,那「日事清」早就上市了。
养成习惯还是要先弄明白习惯是如何养成的,一共有4个步骤:信号→惯式→奖励→信念
第一步:信号信号是一个习惯的触发器,比如你看到糖就想吃,糖就是想吃的这个习惯的触发器。或者经常会有一条短信打断了你的学习或工作,即使你试图维持学习状态,也得花10分钟才能回到刚才的状态。
  • 对于不好的习惯,我们当然是远离不良习惯的信号,可以选择远离干扰,把手机反扣、把浏览器关掉。
  • 对于我们希望养成的习惯,我们也应该找到对应的触发器,比如设置一个任务提醒。
第二步:惯式惯式指的是大脑在接收触发器的信号之后做出的习惯反应。比如在学校上课的时候我们收到一条微信的消息,这时候我们很容易的打开了手机和朋友聊起天来。如果你想养成一个上课认真听讲的习惯,就需要去重置这个反应行为,通常是需要制定一些习惯养成的计划的。比如:
  • 专心听课/开会,我会制定一个上课/开会前不带手机的规定
  • 每周读书,我会制定一个每两天晚上睡前读10分钟/2页书的规定
这些希望养成的习惯可通过重复任务来实现。
这一步主要是落实在一个习惯的实践上,当某一个行为做的多了,再次出发这个行为的启动成本就小了,也就是我们通常说的轻车熟路。 比如我们小时候学骑自行车,最开始肯定是困难的,并且是枯燥的,因为不会所以启动成本高,但是当你学会了这个行为之后你会发现骑车不会有什么压力。 当然前期在打破旧习惯和创建新习惯的时候,也可以先在大脑中演练一下,增加对这个事情的熟悉度。
第三步:奖励奖励指的是完成任务给自己一些奖励,并且这些奖励是值得期待的。
  • 任何一种习惯的发展和延续都是为了给我们带来回报→些许的愉悦感
  • 不好的习惯/拖延的产生就是因为将关注点转向了更令人愉悦的事情,通常这些事情简单并且能迅速获得奖励
  • 想办法奖励好习惯非常重要,尽量将奖励放到任务完成之后
  • 只有当你开始期待那个奖励时,旧习惯才能得到重置,你才能养成新习惯
比如:完成每周的运动之后,我会奖励本周去电影院看一次电影。每周看完一本书的话,奖励自己一顿大餐。 这些奖励最好是写在你的任务标题了,让你在看到这个任务/习惯的时候立马就能看到自己将要得到的奖励
第四步:信念这个其实就比较虚了,因为每个人的三观不同,但是你要相信自己可以养成新习惯,这样才能加强你去行动时候的动力。 具体的方法可以与志同道合的朋友在一起所形成发展和鼓励的文化氛围,当然这个在线下其实是不太容易的,可以在网上找一些社群共同努力。
另外你也可以在任务详情中填写每次感受或者记录一些信息,经常用作一些重复性的打卡活动,比如每周的运动、读书,每次在任务详情里记录后在完成打卡,在下一次打卡的时候还可以看到过往的记录。当然修改重复任务的时候会让你选择「仅修改当前任务」和「修改所有重复任务」,记得选择「修改所有重复任务」。
知道了这4个步骤之后,我们就可以在日事清中开动了,在创建想要养成的习惯的时候,我们应该尽量做到:任务量足够小,这样容易获得成就感,更容易坚持下去。你会发现制定的一个读书的习惯养成任务如「每两天晚上睡前读10分钟/2页书」,这个任务量不大,但是一旦我们开始读了,你会发现通常都会读20多分钟,能读10页左右,当然这只是一个任务的制定策略。 其实时间管理的本质是管理自己,改变自己,管理自己的本质是改变固有的坏习惯,改变坏习惯的本质是要靠合理的规划和自我的意志力,不按照旧的生活惯性继续下去。而工具的实质也只是帮助我们去改变当前的习惯,所以在使用工具的同时需要有意识的去培养习惯。
当然有时候方法是死的人是活的,如果你觉得某种方法比较别扭或者有点反人类,不是这种方法有问题就是这种方法不适合你,去打造属于你自己的任务管理方法吧。
经过一段时间的时候,你会发现你真的很难开日事清了,因为还有更为厉害的工具在「计划」中等待着你开启。

搞定个人目标

日常生活我们都会有大大小小的目标,可能是一次次旅行,可能是一个活动,也可能是一次考试。
个人目标其实是一个大而复杂的任务,会有多个阶段,在不同的阶段我们需要完成不同的事情,通过日事清的「计划」功能,我们可以很清晰的围绕自己的目标打造一套「任务流」,这样就可以用一个结构化的全局框架对每一个环节/流程进行把控。
第一步:确立目标目标的设立,大家可以参考一下SMART原则,核心是设立一个明确的、可衡量、有底线的靠谱目标,这个网上也有比较多的说明。在日事清里为自己的一个目标建立一个「计划」,名称越具体越好。
第二步:划分阶段为了完成这个目标,需要经历哪些阶段,把这些阶段都罗列下来。 这样有利于培养你对于整个目标的全局观和流程意识,当然最重要的就是避免了遗漏。
比如一次去北京的旅行,
  • 第一阶段「旅游准备」,主要是收集一些攻略和目的地的相关信息并制定后续的旅游路线和出行规划
  • 第二阶段「物品准备」,准备旅行所需的各种必需品
  • 第三阶段「旅行路线」,根据之前制定的游览路线进行游览
  • 第四阶段「购物清单」,提前准备好需要采购的清单
在日事清里不同的阶段是通过「看板」的形式来表达的,各个阶段需要做什么一目了然,很清晰的看出我们当前所处的阶段,以及下一阶段需要做什么。
第三步:设定对应阶段的任务不同的阶段当然还是有很多事情需要完成的,为了保证目标的完美达成,我们需要根据目标的要求来设计自己每个阶段的任务,其中包括任务的描述,以及任务的具体完成时间,也就是deadline。
日事清也可以和同伴一起来制定计划,计划内的任务安排了具体的时间和成员之后,会自动下发到这个人的日程了,在对应的那一天我们就可以看到自己今天都需要做哪些事情了。
第四步:执行与调整主要是针对任务详情的一些操作,如果有和实际不符的情况及时作出调整。
同样的,如果是一个计划里的重复性的打卡任务,每次执行的时候只需要在「日程」里的任务详情里记录信息和感受就可以了,我们在「计划」中回顾的时候也是可以看到这些记录的信息。
对于在执行过程中有新的任务或者想法需要加入到某一个目标当中的时候,你也可以直接在收纳箱或者日程中建立一个任务,然后把他添加到对应的计划当中。

甘特图

另外通过切换「计划」的视图,你就可以得到这个计划的「甘特图」,方便查看所有任务的起止时间、占用时间以及先后逻辑关系,最方便的是可以直接在甘特图上设定和修改时间。 「甘特图」是项目管理的基础工具,可以通过「甘特图」的形式来对每个阶段的任务规划时间点或者时间段。

个人管理 x 日事清

其他功能也可以尝试去探索一下,个人的知识管理可以通过日事清里的「笔记」「思维脑图」「网盘」来实现,而且这些都可以和任务系统进行关联,方便随时查看,对于构建自己的整个认知体系的管理非常有帮助。