日事清 项目管理解决方案

你寻求一款用于项目管理的软件,在这之前你可有想过,你的出发点是什么?


不同项目的时效性和资源限制不同,项目和项目之间的体量也千差万别。千万人级别的三峡建设、奥运会筹备是一个项目,一场小小的婚礼、旅行的策划也是一个项目。他们分别适用的管理软件当然不可一概而论。


寻找适合自己的项目管理工具


专业的项目管理大都来自工程行业。项目跨越时间长,人员庞杂繁复,利益关系复杂。

他们的团队大部分都考过PMP,相关知识储备足够,在各种大型项目中身经百战。

项目实时过程中需要严谨的核算和风险测量管控,需要专业的WBS拆解,需要编制不同层级的责任矩阵……

这样的专业级别的项目管理团队,有专业的项目管理工具相匹配,例如:微软的MS project,SAP,Primavera 6…


然而并不是每个有需求做项目管理的人都是管理大师。而且大部分团队拥有PMP资质的人的比例也凤毛麟角。


如果不具有专业项目管理资质,却非要上手使用功能庞杂的专业级别的管理软件,反而会水土不服,因为上手门槛高而放弃。


很多团队寻求项目管理软件,并不是因为他们专于做工程类项目管理,他们的需求往往是这样的:


  • 他们未必需要严格的截止时间,未必需要专业的WBS,也未必需要严密的成本控制风险测量。


  • 他们可能仅仅是:在工作中遇到了棘手的工作任务,亟需拆解和分配,而现有的办公软件不足以满足繁琐的团队合作。


  • 他们更需要一个轻量级的项目管理软件,上手门槛低,可以辅佐团队进行团队协作、任务下发,可视化管理等等。


简单易用,是满足这些团队做项目管理解决需求的终极奥义。


日事清就是这样一款轻便好用的项目管理软件。当你面对一个复杂的项目不知从何下手,各种复杂的项目工具和高端理念远水解不了近渴的时候,日事清能让你甩掉包袱轻易上手,解决你关于公司项目多、项目乱、项目杂,项目管理过程的各种痛点。让项目工作顺理成章。

  

日事清的项目管理痛点解决方案

1


项目多,难以了解每个项目的情况


痛点:很多企业都是不同项目在同时进行,项目繁多让成员想要了解每个项目变得十分困难。如果你正被又多又多的项目内容搞得眼花缭乱,可以试试日事清,找到让事情循序渐进的好路径。


解决:日事清的计划看板宛如一个有序规整的的便利贴看板,你可以在上面用卡片梳理项目流程,在每张卡片上贴上对应任务,将工作、琐事、杂事内容分门别类添加整理进去,实现可视化管理。


同时我们也提供了计划分组功能,可将不同类型的项目自由分组。


在日事清,使用“计划”管理项目,每一个计划对应一个独立的项目,所有与此项目相关的内容都在一个计划中。想了解某个项目的情况时,只需用鼠标点击一下,即刻了解项目所有信息。无论多少项目都可轻松管理。



日事清的看板,不仅能够排出漂亮的进度时程,也能轻松的和团队一起共享与协作。例如在任务详细描述区,描述任务的讨论、资料的交换上,发挥非常有效率的效果。不仅避免了qq、微信等即时通讯工具的信息难以留存、杂乱无章的问题。


举个栗子:




2

 

项目乱,成员多,流程节点混乱


痛点:随着项目的进行,相关人员的增加,繁多的项目容易变得杂乱0。把项目的每个流程及节点都梳理清楚,可以降低项目的风险,使其更加可控。


解决:在日事清,使用卡片划分项目的流程阶段,每一个卡片就是一个流程。可以清晰地知道每个项目都有多少个流程,已经走过了哪些流程,未来还要走哪些流程。



对于十分复杂的项目,日事清提供了子计划功能,用来分割大流程。这样即使项目再复杂也无需担心它会乱了。




                                 

3


项目杂,不清楚自己的工作属于哪个流程


痛点:很多项目参与人员每天感觉自己很忙,多线条作业,然而完全不知道自己的任务属于项目的哪个位置,非常茫然。


解决:在日事清,当我们划分好每个流程后,要把这个流程的每一件事都写清楚,按照流程逐步进行。当有临时的任务加入时,也要放到它属于的某个流程中。



这样,所有的事情都在按照流程有序进行。我们很清楚自己在做的是什么事,为什么做,要的结果是什么。只有这样,才能解决项目杂的问题,才能让项目人员安心工作。

4


项目跟踪与监控


痛点:项目监控是项目管理非常重要的一步。无数黄了的项目,究其原因,项目经理疏于监控。例如有些时候,某些项目人员工作热情高涨,结果超前完成工作任务,但由于相关联的工作需做出调整而使得吃力不讨好。项目监控就是要发挥监管作用,让项目员工按照计划、有序推进,这样才不会造成工作中的混乱。


解决:项目监控就是要发挥监管作用,让项目员工按照计划、有序推进,这样才不会造成工作中的混乱。当遇到一个时程拉得很长且非常复杂的任务时,你需要一个可以严格控管进度时间点、完成度的工具,这时「甘特图」就会派上用场。但是太专业的甘特图或许很难上手,所以日事清自动生成的甘特图相对简单,一目了然。



在日事清的甘特图中,「已如期完成」显示为灰色;「正在进行中」显示为绿色,「待做」为蓝色,「未如期完成」为橙色。


项目经理应该如何监控项目总体的进展情况?


如果逐条任务追踪查看,对于大量项目同时进行的团队,是无法接受的。这就需要对项目进展进行数据化的统计与展示。


在日事清,通过计划统计功能,我们可以轻松地了解整个计划的完成率,延期率。整个项目的进展趋势,剩余任务情况。更可以查看每个人任务的完成情况,包括完成率,延期率,任务占比。

 

通过统计功能,项目管理人员可以再很多的时间内判断项目或者人员的状态,决定是否采取某些措施进行调整,有效地降低了项目风险。


5


项目汇报浪费时间,效率低


痛点:大多团队采用项目汇报的形式是:负责人轮流汇报进度。然而轮流汇报总会浪费大量时间;汇报时,彼此内容互不关心,很多人在玩手机。团队的执行力、战斗力都会大打折扣。


解决:在日事清,我们使用周报来做项目汇报,项目负责人每周根据定义好的模板,自己填写内容。省掉了每个人轮流汇报项目进展。而是针对目前项目中存在的问题,展开讨论。这样可以减少会议时间,调动团队人员的积极性,增强团队战斗力。


项目经理和项目成员可以在日事清的“公司”模块,实时查看已开放权限的成员互相的工作日报、周报、月报,对项目不同成员的工作进度跟进了然于心。



最最后,灵活使用合适的工具让工作事半功倍。希望日事清可以成为你项目管理工作的好伙伴。