大家都在用哪些在线的项目管理工具?

你寻求一款用于项目管理的软件,在这之前你可有想过,你的出发点是什么?


不同项目的时效性和资源限制不同,项目和项目之间的体量也千差万别。

千万人级别的奥运会筹备是一个项目,一场小小的婚礼的举办也是一个项目。

他们分别适用的管理软件当然不可一概而论。


专业的项目管理大都来自工程行业。项目跨越时间长,人员庞杂繁复,利益关系复杂。

他们的团队大部分都考过PMP,或者相关知识储备足够,在各种大型项目中身经百战。

项目实时过程中需要严谨的核算和风险测量,需要专业的WBS拆解,需要编制不同层级的责任矩阵。

这样的专业级别的项目管理团队,有专业的项目管理工具相匹配,例如:微软的MS project,SAP,p6……


然而并不是每个有需求做项目管理的人都是管理大师。而且大部分团队拥有PMP资质的人的比例也凤毛麟角。如果不具有专业项目管理资质的人,非要上手使用功能庞杂的专业级别的管理软件,反而水土不服,因为上手门槛高而放弃。

很多团队寻求项目管理软件,并不是因为他们专业做工程类项目管理。他们未必需要严格的截止时间,未必需要专业的WBS,也未必需要严密的成本控制风险测量。


他们可能仅仅是:在工作中遇到了棘手的工作任务,亟需拆解和分配,也许他们现有的办公软件不足以满足繁琐的团队合作。他们最需要的,是寻求合适的团队管理工具,改善目前的管理现状

因此,他们需要一款轻便好用的团队协作软件跟进工作中一个重要的任务,这样的团队需要的,恰恰是轻量级的项目管理软件,上手门槛低,辅佐团队进行团队协作、任务下发,可视化管理等等。

简单易用,是满足这些团队做项目管理解决需求的终极奥义。


日事清就是这样一款轻便好用的项目管理软件。当你面对一个复杂的项目不知从何下手,各种复杂的理念远水解不了近渴的时候,日事清能让任何人都能轻易上手,解决你关于公司项目多、项目乱、项目杂,项目管理过程的各种痛点。让项目工作顺理成章。


1、项目多,难以了解每个项目的情况。

很多企业都是不同项目在同时进行。当项目繁多,往往造成项目经理的管理成本成倍增加,了解每个项目变得困难。

日事清的计划看板宛如一个有序规整的的便利贴看板,你可以在上面以卡片梳理项目流程,并在每张卡片上贴上对应任务,将工作、琐事、杂事内容分门别类添加整理进去,这样,一个项目的步骤都被梳理得清清楚楚。依据项目的进行步骤或分组进行梳理,可以清楚地划分出每个项目的结构,方便项目经理进行项目可视化管理。


在日事清,使用“计划”管理项目,每一个计划对应一个独立的项目,所有与此项目相关的内容都在一个计划中。想了解某个项目的情况时,只需用鼠标点击一下,即刻了解项目所有信息。无论多少项目都可轻松管理,同时我们也提供了计划分组功能,可将不同类型的项目自由分组。

2、项目乱,成员多,流程节点混乱

随着项目的进行,项目相关的人员的增加,项目就开始乱了起来。只有把项目的每个流程都梳理清楚,流程的节点梳理好,才能防止项目变乱。

在日事清,使用卡片划分项目的流程阶段,每一个卡片就是一个流程。每个项目都很清楚它有多少个流程,已经走过了哪些流程,现在走到了哪个流程,未来还要走哪些流程。

对于十分复杂的项目,日事清提供了子计划功能,用来分割大流程。这样即使项目再复杂也无需担心它会“乱”了。

3、项目杂,不清楚自己的工作属于哪个流程

很多项目参与人员每天感觉自己很忙,多线条作业,然而完全不知道自己的当下事属于项目的哪个流程,非常茫然。

在日事清,但我们划分好每个流程后,要把这个流程的每一件事都写清楚,按照流程逐步进行。当有临时的任务加入时,也要放到它属于的某个流程中。

这样,所有的事情都在按照流程有序进行,我们很清楚自己在做的是什么事,为什么做,要的结果是什么。只有这样,才能解决项目杂的问题,才能让项目人员安心工作。

4、项目跟踪与监控,实现数据可视化。

项目进度计划中至少要包括每个活动的计划开始日期与计划结束日期。虽然项目进度计划可用列表形式,但图形方式更常见。尤其是当遇到一个时程拉得很长而且非常复杂的任务时,你需要一个可以严格控管每一个进度时间点、进度负责人、进度完成度的工具时,「甘特图」就会派上用场。但是太专业的甘特图或许很难上手,所以日事清自动生成的甘特图相对简单,一目了然。

在日事清的甘特图中,已如期完成的任务显示为灰色;正在进行中的任务显示为绿色,接下来要做的任务为蓝色,没有在规定时间完成的任务显示为橙色。


另外,在项目进行过程中,如何监控项目总体的进展情况?如果逐条任务追踪查看,对于大量项目同时进行的团队,是无法接受的。这就需要对项目进展进行数据化的统计与展示。

在日事清,通过计划统计功能,我们可以轻松地了解整个计划的完成率,延期率。整个项目的进展趋势,剩余任务情况。更可以查看每个人任务的完成情况,包括完成率,延期率,任务占比。

通过统计功能,项目管理人员可以再很多的时间内判断项目或者人员的状态,思考是否采取某些措施进行调整。有效地降低了项目风险。


5)项目汇报浪费时间,效率低

项目汇报,是每个项目的必备环节。我们常见的项目汇报是开项目会议。每个项目负责人,轮流汇报项目进展。这样的项目会议往往存在两个问题:轮流汇报浪费大量时间;汇报时,彼此的内容不关心,很多人在玩手机。长此以往,团队的执行力,战斗力都会大打折扣。

在日事清,我们使用周报来做项目汇报,项目负责人每周根据定义好的模板,自己填写,本周的项目进展。开项目会议的,不再每个人轮流汇报项目进展。而是针对目前项目中存在的问题,展开讨论。这样,可以大大减少会议时间,并且可以调动团队人员的积极性,增强团队战斗力。

无数黄了的项目,究其原因,项目经理疏于监管。甚至有些时候,某些项目人员工作热情高涨,结果超前完成工作任务,但由于相关联的工作需做出调整而使得多完成的这部分工作全部变成“无用功”,结果吃力不讨好。项目监控就是要发挥监管作用,让项目员工按照计划、有序推进,这样才不会造成工作中的混乱。


项目成员可以在日事清的“公司”模块,实时查看已开放权限的成员互相的工作日报、周报、月报,对项目不同成员的工作进度跟进了然于心。


0最后补充一下,日事清的任务看板,不仅能够排出漂亮的进度时程,也能轻松的和团队一起共享与协作。任务详细描述任务的讨论、资料的交换上,发挥非常有效率的效果。

举个栗子:

最最后,灵活使用合适的工具让工作事半功倍。希望日事清可以成为你项目管理工作上的好伙伴。