「准备、冲刺、收尾」,项目整体管理中具体管理实操有哪些内容和过程?

每个项目都要经历启动、规划、执行、监控、收尾这五个过程,那项目管理就是通过管理这五个过程来控制项目的进行。

项目的五大管理过程,看起来是有一点复杂,我对项目管理的五大过程也做了一些精简。


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我把启动和规划连在了一起,统称为准备阶段,要把执行和监控看成了一个整体,取名为冲刺阶段,最后保留收尾阶段,这样整个项目管理的过程就变成了准备、冲刺、收尾这三个阶段,也就是说,我们只要做好这三个阶段的工作,就可以顺利的完成一个项目管理项目的管理了!


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那图中这个是我去年3月份做的一个项目,那次是和企业微信的一个合作项目,那今天我会以这个项目为例,讲解我在这个项目的准备冲刺收尾阶段分别做了哪些事情。


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我们先来看准备阶段,准备是整个项目开始的第一个阶段,而好的开始是成功的一半,所以准备阶段是非常重要的一个阶段。

在项目的准备阶段,我做的第一件事情是找一些人聊一聊,那找谁聊什么,为什么聊呢?首先找谁?

我找的是利益相关者,利益相关者是与项目有利利益关系的人,那些能影响项目的决策,提供人员资金的人,比如说你的老板,财务的负责人,那对于我们来说就是还有开发的负责人,那当然最最最最最重要的就是你的客户!


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聊什么?首先要聊的就是项目的各方面的基本信息,这个项目做的是什么?为什么要做这个项目?我们要解决什么问题?对我们有什么意义?我们什么时候做都有谁可以参与进来,我们要怎么样去做?有哪些资源可以提供等等,当这些问题简单的沟通一一遍之后,我会选择一两个重要的问题进入进行详细的深入的讨论,

为什么要聊呢?原因是我要通过和这些利益相关者沟通,弄清楚这个项目的目标是什么,背景是什么?大家对这个项目的期待是什么?我们能使用的资源是什么?只有通过和利益相关的沟通,我才能对整个项目有一个全面的了解,才知道后面的工作如何展开!

当时我和我们CEO沟通的时候,他说我们做的这种to B的市场未来一定是巨头做平台是为厂商做功能,那么企业微信将会是未来这个整个市场的一个巨头,那与他们的合作对我们未来的产品形态是有战略意义的,所以他希望这个项目能尽快的上线。那后面我又和开发负责人沟通的时候,他提到当前有好几个项目在同事这展开的开发资源非常的紧张,很难分出大量的精力投入到这个项目中,通过这两个信息我就知道我们需要尽快的上线,但是没有足够的力量去投入开发,所以只能缩小这个项目的范围,做一个最经典的mvp出来去测试,


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当我们和利益相关者聊过之后,紧接着要做的是编写项目白皮书,项目白皮书是一份用来描述项目在商业上是否合理的文档,那么项目白皮书通过估算项目的成本同预期的收益,兼顾考虑项目的风险,来最终确定项目是否是合理的!如果项目本身适合不合理的,那么我们也不需要投入资源做。


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这个项目白皮书要怎么写呢?首先要产出项目的概要,简单说明项目的情况,所做的事情、要达到的目标,接着要说明立项的原因,要解释清楚项目是如何推动公司实现目公司的目标的,之后我们要选择商业择优,所谓商业择优就是这个项目是先做一个简单版本出来,还是做一个完整的解决方案,那不同的商业择优所需要的时间成本是完全不同的!

有了商业择优就可以预估时间成本,那也可以简单的计算项目的收益,那项目的收益可能是直接的经济收益,或者间接的经济收益,甚至可能是维持和锻炼锻炼团队方面的,那当这些都写好了之后,千万不要忘了,然后将主要的风险列出来,以便衡量整个项目的合理性!

那么当我们有了项目白皮书之后,就可以真正立项去组建一个真正的项目团队了!那在组建团队的过程中,除了找人以外,最重要的事情有两件:定义角色和分配职责。


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为什么要定义角色?目的是让他们清楚他们在整个项目中担任什么样的角色,要为这个项目做哪些贡献,他需要什么样的资源和支持,有了自己的角色,那么他们就会在团队中找到自己的位置,对这个团队产生归属感。


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定义了决策之后要分配职责,分配职责就是同一件事会有不同的人参与不同的部分,这就是职责,那分配职责是为了让任务分工更清楚,避免执行任务和做决定的级别错位儿,也减少后面一些沟通不是不顺畅的问题。

分配职责使用的是RACI模型,R指执行就是实际完成工作任务的人,A是审批依旧是对任务负全责的人,只有他同意之后,那项目任务才能得以进行,C是咨询就是遇到了问题,或者说行动开始前需要咨询的一些人,I 是通知就是任务完成后需要通知的一些人,那通过这样一个ICA的机制,我们就很清楚每一个人去做。


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通过这样一个RACI的矩阵,我们就很清楚每个人谁去做了通知,谁做的时候需要谁审批,遇到咨询问题咨询谁,整个项目就很清楚。