好用的项目管理软件有哪些?如何用工具落地项目管理?

利用软件来落实项目管理

在项目的界定和组织阶段和项目规划阶段会使用思维导图来进行商业规划和项目计划的制定,常用的有:
  • Mindmanager(专业)
  • Xmind(专业)
  • Xmind Zen(轻量、美)
  • Mindnode(轻量、美)
  • 百度脑图(开源、在线、丑)
在项目执行和监控阶段,通常使用甘特图来进行项目排期和跟踪,常用的甘特图软件有:
  • Project(Win、专业)
  • Excel(DIY、不适合初级玩家)
  • Omniplan(Mac、专业 )
在整个项目过程中的文档留存,推荐使用在线协作文档,一是可以多人协作,二是有清晰的操作记录,常用的有:
  • 石墨(方便、好看、适合外链分享、在线office)
  • 一起写(很像paper、支持流程图、在线office)
  • 语雀(神团队、知识管理界的Github、在线画板)
  • 腾讯文档(大公司、在线office)
  • quip(好看、markdown、客户端支持离线编辑、国内不适合外链分享)
  • paper(需要科学上网、Dropbox、各种第三方拓展)
  • notion(极客范,美美美)

各种SAAS

其实以上的工具有一些就是SAAS类工具,在项目管理中也通过使用各种SaaS类产品来满足自己的需求,有工具性质的也有平台性质的。我司关于SaaS软件的汇总

后记

即便是使用最优秀的项目框架也不会自动保证项目的成功。需要以适合项目需求的方式使用这些框架。选择合适的方式,在工作方法上达成一致。不用太担心项目一开始时达不到完美,反思之类的活动会帮助大家持续学习并在过程中不断改进。
只有变化才是唯一不变的,唯有拥抱变化,才能适应并创造未来。
“项目管理”是很实用的技能,帮助你从容地处理生活、工作中的各个“项目”。一旦你得到了它,就会获得相当的实战价值,并会显著提升个人的竞争力。

下面以自家产品日事清为例,为大家介绍一下如何通过工具落地项目管理。


项目启动(界定和组织)

界定

在项目启动之前,公司的领导层可以根据实际情况通过计划的方式对部门目标进行规划。项目的启动阶段我们会确立项目的核心目标,这个目标可能来自某个部门的目标也可能是来自一个商业机会,然后通过不断细化形成我们的项目目标。




组织

有了项目目标了之后,我们就可以根据项目目标组建合适的团队了,不同的项目会有不同的角色,通常都会有项目经理、产品设计师、开发工程师、测试工程师。

项目经理负责招募完成员后,就可以在「计划」中创建项目了,通常计划的名称就是我们项目的名称。当然还需要将我们的项目成员添加进来,同时可根据岗位的不同为成员可设置不同的权限。后续项目中的管理也都会在「计划」中进行。




在项目中不同的类型的管理内容,可以安排在对应的子计划中完成,以我们的项目为例,会有「Roadmap」「产品研发」「Bug管理」「需求管理」。其中

  • Roadmap主要负责后期对项目的监控和管理,会设立里程碑并划分不同的项目阶段。

  • 产品研发是对不同职责的成员进行任务细分和完成度跟踪。

  • Bug管理是对研发质量的检查和反馈。

  • 需求管理是管理项目过程中的需求变动。




规划项目

在项目规划阶段,我们会根据过往经验并结合实际项目制定项目的Roadmap。将Roadmap分为不同的阶段,我们通常会划分需求调研→文档与原型→UI设计→产品研发→测试→发布→项目总结,然后为每个阶段设立需要完成的任务以及预计的完成时间并添加任务成员。
这里的任务其实是用来衡量项目进度的「里程碑」,当某个阶段所有任务完成的时候项目就进入到了下一阶段,当然这是一种理想的模型,现实中在不同的阶段会出现并行的情况。




在制作Roadmap的时候,我们可将「计划」调整到「进度」的视图,这样可以通过「甘特图」的形式来对每个阶段的任务规划时间点或者时间段,当然在项目的「管理和执行」阶段也可以通过这个方法来直观的判断是否有延期的风险。




有了项目里程碑的划分之后,项目成员就可以根据实际的目标来进行任务划分了。在任务的划分的时候可以通过「思维导图」来完成复杂任务的拆解。我们以日事清的功能为例,可将其拆分为多个模块。




任务划分完成之后,可在子计划的工作流中放置任务。以开发为例,每个模块的任务都会经历从规划→开发→冒烟测试→待发布→发布(测试服务器)的过程,当然每个任务下都会有相应的子任务。在任务的描述中可提出针对性的要求,也可「关联」相应的文档,作为快捷查看的通道。




管理执行

项目中的执行

在项目的执行过程中,许多任务不是一步到位的,更多的是在工作流中流转,直到进入到最后一个工序,然后将此任务完成。为此每完成工作流「看板」内的某个任务时,我们会将该任务拖动至下一个看板,表示其进入到了下一个工序。 



对于成员个人来说,更多关注的应该是「日程」页面,因为日程其实是每日待办任务的聚合地。当计划中的任务分配给某个成员的时候,任务可「自动下发」到他的对应日程中。而且诸如项目中的一些会议、临时任务等,也可以在「日程」中直接下发,和成员沟通好时间,确保顺利进行。



项目执行过程中的会涉及一些说明类、规则类、目标类的文档,这些文档通常需要大多数成员查看的,我们可以放到「笔记」的「普通文档」中进行文档协作,这些文档也会在项目结束后作为项目资料被一起归档起来。



项目的监控

在整个项目阶段项目经理最关注的还是项目当前的进度,是否合理、是否正常、是否延期,所以我们在计划的不同视图内都看到当前项目的进度情况,如过出现过了预期时间还没有完成的任务,在「甘特图」上会以黄色进度显示,在「看板」视图上会标红时间。
一旦出现了与预期进度不匹配的情况,我们就需要及时对问题进行排查和调整

  • 造成延期的问题出在哪里?

  • 在后续的项目阶段中是否能够补救,如果不能是否需要调整当前的项目规划

  • 之前的项目规划和任务分配是否存在问题,是否需要及时调整

  • 是否会有其他风险的发生



在实际的项目当中,我们会对不同的任务打上不同类型的标签,通过计划的「统计」功能可以看到不同类型任务的完成情况。以我们实际开发为例,在测试阶段会在bug管理的子计划中对bug的重要程度进行分级(P0~P4),工程师在看到任务之后会优先处理「更重要」的任务。当然在「统计」功能中,我们也可直观看到每个成员的任务完成情况。



项目收尾

当我们完成了项目目标或可交付成果的时候,就可以对项目进行归档了,当然在归档之前可以对项目行进中的一些问题进行复盘,给团队和个人提供一个反省和提高的机会。已归档的项目可以在「应用→档案」中查看。

日后如果我们需要对历史项目进行讨论的时候,或者有类似项目出现的时候,就可以从中获得相关的经验和教训,我们可以从中学习如何去做,以及怎么避免项目中的风险和问题,这些信息会成为下一个项目开始时的学习材料。




Tips
不是所有项目都有清晰的结尾,更多的是从一个阶段进入到另一个阶段,尤其是的软件开发项目,一个项目的的完成可能只是1.0版本,可能马上又转向计划和开发2.0阶段了。
即便是这样也是需要项目的收尾活动的。