用户案例 | 电商摩亚杰卡实现高效协作

浙江省金华市摩亚杰卡贸易有限公司是国内知名电商企业,目前团队六十多人,是国内饰品类目top团队,在各电商平台共拥有十多家店铺。2017年,摩亚杰卡成为国内知名团队协作SaaS工具“日事清”的付费客户。在此期间,日事清协助摩亚杰卡团队梳理团队协作流程、组织架构,并成功将“任务下发/沟通”、“店铺运营管理”、“活动/项目管理”、“知识库管理”、“工作日志制度”等电商企业核心场景应用于日事清。

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图为日事清团队为摩亚杰卡现场实施场景


1.任务下发/沟通

日常工作中最常见的场景莫过于“就具体任务进行沟通”,使用日事清前,摩亚杰卡的钱总和钟总都是通过微信、QQ、钉钉等方式和具体执行人交代工作,但这种沟通方式经常出现不便:

  • 任务交代后,老板不知道任务进度——“具体做了没有、遇到什么问题、什么时候做好”都不知道,老板问又不好意思或怕给予更大压力。但不问,老板又不知道;

  • 交代任务后钱总和钟总可能转头就忘了,老板们事务总是很多,假如任务执行人也忘了造成损失怎么办;

  • 通过微信等即时沟通工具工作,容易被其他信息流冲是冲散,以往的工作交流、经验无法存档。


使用日事清后,摩亚杰卡同事之间协作,相对长期、重要的任务都是通过日事清创建而后选定执行人下发。

执行人在执行过程中如果遇到困难可在任务评论区沟通,以“任务”为主题形成工作资料、经验留存,后续如果需要翻阅以往工作内容和资料(常见如账号、数据信息等)都可通过”搜索“实现。



2.部门工作计划/项目管理/知识库管理

电商行业变化特别快,几乎所有电商团队都不会做长期业务规划。针对此特性,日事清团队专门设定以店铺运营、小电商平台规划、各部门工作/学习计划、双十一/双十二大型促销活动为项目单元的电商模板。目前摩亚杰卡团队已在日事清上创建并运转店铺运营计划、运营/美工学习计划、成员个人工作计划、过年促销活动项目规划等十余项电商行业专业场景。

下面以运营学习计划为例阐述使用场景:

“运营”是电商行业中最关键的岗位之一,日事清团队接触的众多电商老板都曾表示“培养一个优秀运营都需要砸十几万以上”。而电商行业中“跳槽”现象极其普遍,老板们经常面临同一个困境:辛辛苦苦砸钱培养的人才,培养后要么跳槽要么自己做。为解决这个 痛点,日事清建立了“关键岗位学习计划”模块,让工作人员在 培养、学习、实践过程中的经验能够积累成整个团队财富,这是一种非常节省培养成本的方式。

摩亚杰卡团队的“运营学习区”分为:运营基础知识、推广、内容运营等多个子看板,由运营、美工、新媒体等成员共同维护、贡献内容。通过相关成员的不断总结、添加使“运营学习区”内容越来越丰富、有深度。当新的运营成员加入,摩亚杰卡团队只需要将其添加到“运营学习区”计划,让其查看基础知识以及实践总结即可。这样既能够显著降低培养成本,又能够沉淀团队实践经验,逐渐沉淀团队竞争力。

并且,日事清电商客户已经脱离了“通过 execl表格规划双十一、双十二”的陈旧项目管理方式,而选择日事清计划模块进行双十一整体把控。(实际案例可参考:http://mp.weixin.qq.com/s/XO5wafa7M_YjPs_4qATcLg

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3.使用日事清落实工作日志制度

在日事清软件上查看团队成员的工作日志,已经成为钱总、钟总每天惯常任务之一。团队扩张后,老板们都很难兼顾到每个成员的工作,既不知道ta今天到底做了什么、也不知道ta工作中遇到什么问题、有什么想法。电商行业都是年轻人,学习东西非常快,但普遍欠缺优秀的协作习惯和良好的工作素养。老板们都很出现“关注业务扩张而忽视团队成员的工作情况”的问题,造成“因协作效率低下、团队沟通不畅而产生损失”的现象。

摩亚杰卡现要求全员以日事清工作日志“KPTP”格式来写:今天做了什么、遇到了什么问题、尝试的措施、明天的规划。

成员可在工作日志中总结今天的工作、规划明天的安排,更为重要的是增加了一个互相沟通的渠道:成员把工作中所遇到的困难、建议写到日志,管理层都可通过评论直接互动回复,这样既保证了沟通扁平化,也能保证管理层及时发现问题并解决,提升团队整体效率。

除“工作日志”外,还可以通过日事清建立一套完整的团队协作制度,比如“问题沟通、反馈”、“工作资料留存”、“团队公告”、“新人入职流程规范”等等,管理的核心就在于建立团队协作氛围,而建立初期就需要制度规范、约束才能形成稳定的团队协作流程。这个财富不随阿里规则变动影响,是老板/团队能够逐渐积累起超过其他团队的竞争力之一。

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目前,日事清已经抽调专门成员组成电商行业服务小组。如果您想和摩亚杰卡一样,实现团队高效管理、企业知识库沉淀、增强团队竞争力。

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