职场大讲堂(2)|神奇的番茄工作法,能让你免除焦虑

工作一段时间之后的小芳,渐渐陷入了工作的无边无际的深渊。因为她发现自己总是无法把一件事集中注意力一次完成,而总是被各种外力所干扰。大凯注意到了她为此而烦恼,一次午饭后,进行了一个简短的对话。

 

大凯:我注意到你最近有点疲惫,是遇到了什么困难事儿吗?

小芳:我感觉我不适合工作。

大凯:没有人觉得自己适合工作。说说你的理由吧。

小芳:最近的生活节奏,常常让我有一种手忙脚乱的感觉。在工作日志和计划列表的帮助下,我明明知道了我每一天的工作内容、成果如何,但常常感觉自我能力没有提升,而是手忙脚乱。比如有时候我明知道,今天上午我就是应该专心研究SAAS领域的外源媒体信息,并且迫切需要得出一个结论。但是在这中间我常常被其他事情打断。还有,写作是一个需要专注力的事,而我有时不得不暂停工作,去应对其他人的拜访、突然而来的任务,还有电话和电子邮件等等。

 

小芳面临的问题,是我们所有的互联网时代工作者公共的问题,也就是所谓的时间碎片化。且不说,在工作日志(前一天的总结)和计划看板(今天的计划)的帮助下,她已经明确了自己每天的工作。我们很多人,甚至连这一步都没有达到。而小芳这种具有自我驱动的意识的人,可能缺少的只是一个科学的工作方法。

 

大凯:你能知道自己每天要做什么工作,这已经迈出了第一步。但是,咱们的工作都是在团体里进行,不跟别人交流是不行的。你需要建立时间的边界。就像我们上学的时候,每节课的边界是45分钟,你才能知道,这45分钟是专门为了这件事儿开辟出来的。这样,即使在这件事里面有任何的沟通交流,也应该是为这件事服务的。这样一来,还有一个问题,你需要提前协商与别人沟通的时间,并且在日事清上提前给别人发送通知。如果团队里的每一个人都这样做,你就能很好的划分每段时间的边界了。

小芳:原来是这样。

 

这里面涉及到一个时间管理方法:番茄钟。也可以称之为番茄土豆工作法。

事实上,在一个团队中工作,理想的状态是:每一个关于重要事项的工作交流,都应该被提前安排;每一个对话的内容,都应该被记录在日程的对应时段。接下来的工作,就是每天的开始的时候,根据每天分布在你工作中的交流节点、休息时间,开辟出只属于自己的工作时间,而这个工作时间,就可以用到番茄工作法。

 

番茄工作法(Pomodoro Technique)由意大利效率爱好者在20世纪90年代开发的。在时间管理概念逐渐普及的今天,越来越被各种知识与脑力工作者所接受。

我们在享受互联网便利的同时,反复控诉时间碎片化毁了我们的Leisure time。我们有一些行之有效的方法,来科学不痛苦的解决这件事。

 

首先,你的大脑试图制定边界。不深入的讲,就是茫茫时间长线中,不科学的大脑使用方法让你盲目思考,大把花费时间,无疑是低效不科学的。

1.与时间合作,而不是抗争

对许多人来说,时间是一个敌人。我们与时钟赛跑,完成任务和完成任务。番茄工作法教会你与时间合作,而不是挣扎反对。这是一个简单得无以复加的时间管理模式。

2.拒绝身体的煎熬

番茄工作法的基本要素是,工作时间短,有计划休息的概念。消磨在时间的烟雾里让你感觉所有的事情都太难了。当你坚持使用这个系统,你的身体也会像工作一样不再经受磨难。

3.分离

无论是通话,Facebook消息,还是突然意识到你需要缴纳一个快要过期的账单,当你在工作时,许多分心的想法和事件会出现。番茄工作法将帮助你记录你的分心事件,并根据优先级排序。

4.创造更好的工作/生活平衡

我们大多数人都深切地认识到拖延的危害。如果我们没有完成富有成效的一天,感觉很容易结束,我们不能享受我们的空闲时间。成为一个番茄钟大师涉及创建一个有效的时间表,让你真正享受你的时间。

 

小芳:那使用番茄工作法的具体流程是什么样的呢?

大凯:这是一个非常轻量级的方法,你需要的只有一个番茄钟。


—番茄钟的工作原理—

番茄工作法的基本原理简单,但却非常有效。

1.选择你想要完成的任务

所有大的小的任务,即使你已经放弃了一百万年了,没关系。重要的是,这对你来说是至关重要的,马上就要去做的。列一个To do list。

2.将时间闹钟设置25分钟,或者打开日事清

向自己小声宣誓:我将花25分钟完成这项任务,我不会打断这项任务。你能行的!毕竟,只有25分钟。

3.在番茄钟内工作

沉浸在自己的任务里,在接下来的25分钟。如果你突然意识到你还有别的东西需要做,把任务暂且写在一张纸上。

4.当闹钟发出提醒,在纸上打一个对勾

恭喜!你完成了一个完整的、不间断的个人升值任务。

5.短暂休息10分钟

呼吸,打坐,拿一杯咖啡,稍微散个步或做其他放松(即,不与工作相关)。你的大脑会感谢你,并用更高的效率回报你。

6.每4个番茄钟,进行一个较长的休息

一旦你完成了四个番茄,你可以采取一个更长时间的休息。20分钟就好。你的大脑将利用这段时间来吸收新的信息。


—番茄钟将如何改变你—

番茄工作法不只是帮助你今天做的事情;它关乎如何学习如何工作,所以你可以节省大部分的不增值时间。

1.找出各项活动需要的时间

有没有想过你的时间都去哪了?几天后你会发现:它都在页面上。您的To-Do list 是您对各种任务所花费的时间的可视概览。

2.消除任务过程中的分心

以前,你可能在一个任务中间花25分钟接一个电话。但是番茄钟不允许你这样做。你将学会如何处理不可避免的中断,同时保持专注于手头的任务。

3.估计项目的效果

一旦你得到了执行表单,你将能够准确预测完成明天或下个月的任务需要多少番茄钟。

4.使计划表更有效

当使用番茄钟时,您在其中进行的工作会最大限度地提高效率。使番茄工作更有效的一种方法是使用前几分钟来查看你以前做了什么。

5.设置时间表

时间表设置限制,激励您在设定的时间段内完成任务。它还描述了你的工作时间以及你的空闲时间。创建一个清晰的时间表将让你享受你的时间,而不用担心你是否应该做更多的工作。

6.定义您的目标

番茄工作法是一个工具,你可以用来达到自己的希望的目标。例如,作家可能意识到他花了太多时间修改文章,然后调整他的番茄钟时间表,来调配出更多的头脑风暴时间。