工作效率太低怎么办?解决公司信息不透明,OA系统效率太低的方法

对于刚入职场几天的新人来说,刚进入职场的时候总是最难的,工作效率太低了

进入职场十多年了的主管大凯,在跟小芳调侃她刚入职时候的窘况:

 

大凯:你还记得你来日事清第一天,公司在网页端给你刷刷下发任务时候你的心情吗?

小芳:那是当然了,效率 真高。我当时在想,这才是北京的互联网公司该有的办事方法嘛。

大凯:为什么这么说。

小芳:你不知道,我的第一份工作不是在出版社吗。第一天上班,特别紧张。上司挺和蔼的一个人,把我领到一张桌子前面说,这就是你的办公桌了。然后给我介绍了一圈公司的同事。我很紧张啊。他说的人我一个都没记住。不过我想慢慢就熟悉了就没在意。然后就坐下来收拾我的桌子。

大凯:这不是挺好的么。

小芳:可是那天,我就在位子上坐了大半天,什么也没做。因为刚去也没什么事能够给我。我还不知道WiFi密码,也不好意思开口就问WiFi密码是什么。又不敢用公司的电脑随便玩,还好桌子上有书,我就在那看了半天。临近5点他们说还有半个小时下班,我才知道公司是五点半下班的!如释重负!

大凯:你应该主动问嘛。

小芳:大家都挺忙的看起来,再说即使是我脸皮厚问了,后来再有新同事进来还是这个样子。信息不透明,工作效率太低了

大凯:确实是,我们公司就是为了解决这个问题的。

 

事实上,这个简单的场景是中国企业的普遍现状。虽然中国对互联网技术的依赖已经远远超越美国,但是对提高工作效率的工具的使用,还需要从观念上进行根本的改变。

 

小芳:对。后来在工作中,比如说做校改吧,任务到我手里,我习惯问清楚了再做嘛,就问跟我交接的人有没有什么需要注意的。都说没有。但是几乎每一本稿子,到最后都会有人慌慌张张跑过来跟我说,这本稿子有个问题你注意校改了吗?我不得不把400页的稿子重新校一遍,还无法对这些人问责,因为你也不知道前面是谁做的。

大凯:这些应该利用公司的OA系统进行交接的。

小芳:我们公司的OA是自己开发的,特别不好用,几乎没什么沟通上的用途,只能作为项目流程交接用,然后月底计算KPI而已。后来我提了很多遍信息流通不畅问题,就开始用纸质表格来记录校改情况,可是到最后也不了了之,没有严格执行。因为工作效率太低了,纸不利于保存老是丢失,有很多问题写了也没用。

 

很多企业在工作时不注意信息沟通的及时性和数据保存,导致的无意义工作、重复劳动、无效劳动,其金钱与时间的浪费,已经远远超越了购买一个企业服务软件的价格。中国人的传统思维“人是最好用的”已经严重拖累了社会的进步和发展。事实上在有些领域,特别是在互联网技术遍地开花的今天,人力劳动远远不及技术来的高效和有用。人是不稳定的,有情绪的;而技术是稳定且忠诚的。

 

大凯:那你应该给你原东家推荐日事清的。

小芳:是啊,我来上班的第一天就有这个感觉。第一天给我下发了三个任务,我一看,上下班时间、公司制度、都有什么人分布在哪,甚至WiFi密码都有了,我心想太棒了,效率真高。老公司我用了一个月才熟悉起来的东西,在这我看了20分钟就记住了。

大凯:对,因为日事清把所有你需要记住的东西都用可视化的方法记录在计划看板里,新人入职直接添加成员,比口头传达更容记忆。所以别说新人笨,缩手缩脚不敢问,那是因为大多数公司(尤其是国企)的氛围就是很压抑,形成了一种让人不敢问的氛围,效率无疑是很低的,注定要被互联网时代抛弃。那天给你下发的任务,并不是她新建的,公司每个人进来收到的都是那一条,她只是改了个日期和接收人而已。并且这样一来,所有的信息都是透明的,有什么不明白的很容易集体讨论,否决或者改进。

小芳:对,后来我在写文章的过程中也明白了你说的“可视化”的意思,其实就是老祖宗说的“好记性不如烂笔头”,不过在互联网时代,笔杆子肯定就是工具了;而放在企业的大环境里,也就是SAAS类的团队协作软