提升工作效率的几点建议

在21世纪的管理挑战中,知识工作者的生产率是最大的挑战。--彼得·德鲁克

现今的工作已经越来越趋向于运用知识、管理知识和创造知识,无论你之前是体力劳动者还是脑力劳动者,现在或多或少都会涉及到知识工作,也就是说大家多半是个知识工作者。

过去我们已经可以通过各种自动化、标准化手段来降低体力劳动者的生产门槛并提高他们的生产效率,但是对于知识工作者,我们该如何提高他们的生产效率呢。就让我们来看下 管理大师彼得·德鲁克 对于提升生产效率的几点建议。

—— 影响工作效率的6个因素 ——

首先我们需要看一下影响知识工作者生产率的6个主要因素:

(1)知识工作者的任务是什么

(2)知识工作者需要人人有责任,在懂得自我管理的同时拥有自主权

(3)知识工作者的工作、任务和责任中必须包括不断创新

(4)知识工作者需要不断的学习,同样也需要不断的指导别人学习

(5)不能只以产出物的数量来衡量知识工作者的生产效率,首要目的是获得质量,然后才是完成了多少工作量

(6)知识工作者是组织的资产而不是成本,并给予相应的待遇,在面临所有其他机会时,知识工作者需要有为组织工作的意愿

基于这几个因素,我们来分析一下组织和个体都需要做哪些事情才能完成生产效率的飞跃:

—— 帮助个体搞清楚:任务是什么 ——

任务对于知识工作者和体力劳动者是有明显不同的。

体力工作中的核心问题是:如何工作才能做得更好,但在知识工作中的关键问题则是:任务是什么。因为知识工作者的工作并不是被安排的明明白白的,并且也没有明确的执行顺序。

所以首先需要让知识工作者知道自己的任务是什么,这样他们才能集中精力在自己的任务上,同时尽可能放弃其他低价值的事情。

首先,为了确保上下级对于任务理解的一致性,组织需要和知识工作者们进行深入的沟通,我们可以尝试让他们回答下面几个问题:

  • 你的任务是什么

  • 你的任务应该是什么

  • 组织希望你应该做出什么贡献

  • 什么事情妨碍你完成你的任务

  • 你应该放弃哪些任务

通过知识工作者回答这些问题,领导者可以更好的帮助个体去组织和制定他们的工作。

—— 责任、创新、学习与指导 ——

知识工作者在明确了自己的任务后,还需要去领悟以下问题:

(1)需要自己决定在质量、数量、时间和成本方面各承担哪些责任(当然组织需要在工作上给与一定的自主权,让知识工作者可以自行承担责任)

(2)工作应该是不断创新的

(3)工作中需要包含学习和指导他人学习

基于组织和个体的共同努力,基本上可以确定知识工作者的工作内容了,但是还有一个重要的问题在下面。

—— 如何衡量工作质量 ——

工作产出物的数量通常很好衡量,但是如何衡量知识工作者的工作质量呢?

这个确实没有具体的衡量标准,多数领导者经常凭借主观去衡量,但是这里我们仍可以提几个启发性的建议:

第一,不仅是组织需要明确知识工作的质量的意义,更重要的是让知识工作者认识到质量对于自身生产效率的意义。

第二,质量的衡量标准代表了组织对于个体任务的理解,尽可能通过有价值的数据衡量质量,这种有数据的价值体现在与任务价值的关联性上。正如一个教师的教学质量不会用他教过学生的数量来衡量,而是由教过学生的综合成绩来衡量。

—— 知识工作者是组织的固定资产 ——

提高知识工作者的生产效率,需要个体与组织共同重视这个事情。

过去纯体力劳动者对工作的依赖程度大于工作对他们的依赖。

而知识工作者正因为掌握了知识工作的生产资料——他们大脑中储存的知识,所以对于组织来说这些知识成为了可以被带走的巨额固定资产(即便通过知识管理和流程管理的方法可将一部分隐性知识表出化,但是仍有大量的惯性思维框架深植在知识工作者的脑中)。

所以组织在看待知识工作者的时候,要将其视为组织的资产,而不是成本。

而组织要做的就是保有和增加资产,一方面是要考虑如何吸引和留住生产效率更高的知识工作者,另一方面是去思考如何帮助知识工作者提高自己的生产效率。

—— 开始组织知识变革 ——

既然我们都知道了如何提高知识工作的生产效率,那还等什么,搞起来。

在进行知识工作变革的初期,最重要的是摆正态度,不仅是知识工作者的态度,更多的是组织对待这个事情的态度,这个事情不仅是有价值的更是能产生复利的。

首先组织需要采取「试点」的方式来进行变革的尝试

  • 了解组织中哪些部门或者个体愿意改变他们的态度

  • 在这个小群体中坚持使用新的观念进行工作,中途不能中断即便遇到了重重阻碍,而且肯定会遇到各种各样的阻碍

  • 最后只有一小批知识工作者的生产效率得到大幅提高,将他们的成功经验扩大到其他部门与领域

在一个「试点」获得成功之后,组织在知识工作变革上已经踩了大部分的坑了(当然这些坑仅适合于当前的组织环境),这样在真正的推行变革时才能采取更多的措施来提高其他知识工作者的生产效率。

但是如果跳过了「试点」阶段,只能让更多的「失误」直接暴露在所有人面前,会对组织造成更大的挫败感,所以我们要一步一步来,慢即是快。


文/吉木