我是时间管理新手,我该如何给我的任务分类?

很多新手朋友下载了日事清app之后,会犯一个错误——把所有想到的任务都通过页面底部的“+”创建到日程里,然后就等着开干,自我感觉安排得明明白白,执行起来发现GG了,每天的任务多到做不完啊!我到底要先做哪个!不是说好帮我提高效率吗!哼,App Store写个差评!
如果您也遇到了类似问题,被满屏醒目的“延期”刺瞎了双眼,那么请跟着小编从给任务分类开始,学习如何更清晰地梳理任务,合理分配时间。

一、我该把它放到日程、收纳箱还是计划里?

刚开始使用日事清,或许会对这些扑面而来的名词感到头大:
  • 日程、任务、日程任务——到底是不是一个东西?
  • 收纳箱——这东西我从来没点开过,是干嘛的?
  • 所属计划——是什么鬼?和我的任务有什么关系?
在日事清中,任务可以分为日程任务、收纳箱任务、计划任务,将任务分类的第一步,就是判断这条任务是该放到日程、收纳箱还是计划里。下面就以日事清iOS端为例,简单说明这三种任务的区别。

日程任务

  • 我是谁:“日程”任务,必然是确定了执行日期甚至时间点的任务,比如每月1号交房租、下周二女朋友生日、明天下午两点开会、领导让周五之前改好屁屁踢……
  • 我在哪儿:日事清移动端四种视图里展示的就是日程任务。(不知道如何视图切换的,请马上打开日事清,点击左下角“日程”!)
  • 如何创建:通过页面底部最醒目的“+”创建。

收纳箱任务

  • 我是谁:收纳盒用来干啥我就用来干啥,我就是存放暂时用不着也不一定什么时候能用着的想法、备忘、任务的。很典型的比如灵感突然来了,自创了一句鸡汤,可以留作日后朋友圈文案;再比如想到了方案的新思路……很显然我没有日期,我的命运要么是被删掉(例子一),要么加上日期被转换为日程任务(例子二)。
  • 我在哪儿:请点击日程页面左上角的图标。
  • 如何创建:进入收纳箱页面后,点击右下角的“+”进行文字创建,或语音识别创建。

计划任务

  • 我是谁:计划>子计划>卡片(看板)>任务,所以我是计划之下具体的执行步骤,当然前提是你得有一个计划。有些时候我和日程任务是相通的,比如你为2019年制定了一个读书计划,1月要读《百年孤独》,那么就可以将这个计划设置为同步到日程,在计划下创建任务“读《百年孤独》”,时间设置为1月1日-1月31日。
  • 我在哪儿:我在移动端比较隐秘,在“工作”页面的底部。
  • 如何创建:你需要先创建计划,再通过计划卡片上的“+”创建。
所以您知道应该把将要创建的任务放到哪里了吗?最后请谨记:
  • 不是所有的任务都要有日期,合理安排日程任务才不会让任务总是延期。
  • 收纳箱任务不是越多越好,需要定期清理或提上日程,就好像闲置衣物要么及时扔掉卖掉,要么就拿出来穿一样。
  • 尝试制定计划!这是我们自己主动掌控、系统安排工作生活的方式。否则你就会发现你的日程里永远都是零散的、别人下发给你的任务!

二、巧用象限自定义

虽然象限视图中只展示日程任务,但无论是日程任务、收纳箱任务还是计划任务,都可以设置所属象限。
四象限的经典划分法,也是日事清的默认划分法是按照重要、紧急的维度进行划分的:
  • 重要且紧急(如处理客户投诉、计划好的会议、即将到期的任务等)
  • 重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)
  • 紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、同事要求协助等)
  • 不重要不紧急(如上网、闲谈、邮件、写博客等)
这个维度主要是帮助您判断任务的执行先后以及它的价值,是时间管理的重要理念。通过对任务重要紧急程度的分类,我们会知道重要紧急的事要先做,重要不紧急的事需要我们长期投入,紧急不重要的事看是否可以授权给他人做,不重要不紧急的事尽量舍弃。
但由于每个人的思维习惯、工作流程都有很大区别,这样的分类方法并不适用于所有人,或者说一直停留在重要紧急的划分已经不能满足更高阶的时间管理爱好者的成长需求。所以一些朋友会逐渐摸索出更适合自己的四象限分类。这时就可以使用“自定义象限名称”的功能(移动端在“设置-实验室-自定义象限名称”里修改,电脑端直接点击象限名称修改),按自己的逻辑修改象限名称,其实就是为任务分类,而这种分类是完全个人的,需要不断调整迭代,找到让自己效率最高的划分。比如我司某程序猿的自定义四象限是自我、突发、周期、主线,某产品经理的自定义四象限是产品、开发、UI、待评审。

三、计划-子计划-卡片的分类

我们知道计划下有子计划-卡片-任务-子任务的层级,其实计划-子计划-卡片的建立就是在给计划任务分类。
比如我要为2019年制定计划,那么我的计划可以是这样的(为了表现得更清晰,这里用电脑端截图说明):
  • 计划:2019年度规划
  • 子计划:按季度划分
  • 卡片:按属性划分
也可以是这样的:
  • 计划:2019年度读书计划、2019年度工作计划、2019年度学习计划……
  • 子计划:按季度划分
  • 卡片:每个计划下的特有分类,如读书计划可以按文学书、哲学书、互联网类书籍……进行分类
同样要去完成一个目标,同样要去完成某些任务,每个人设置的计划-子计划-卡片都是不同的,并没有对错,根据实际需要灵活划分就好。

四、按任务标签分类

如果说前面介绍的几种分类方式都比较宏观,是大框架的分类,那么为任务设置标签就完全是着眼于每项任务本身了。日事清移动端的标签设置在“任务详情-更多功能”里,日程和收纳箱的标签库是相同的,每个计划有各自的标签库。

按任务性质分类

日事清默认按任务性质为新用户创建了5个日程任务预设标签——工作、生活、学习、会议、健身,您可以继续添加或细化您的标签库。这样的分类是非常直观的,适用于大部分用户。
如果您倾向于这种分类方式,我们建议您配合任务下的番茄钟一同使用——如果您在设有标签的任务下完成了番茄钟,就可以在番茄统计中看到您将时间花在了哪一类任务下,这样的时间安排是否合理,并基于此调整您后续的时间分配比例。比如一个周期内,“会议”标签任务占据了您40%的专注时间,那么或许您该思考花在开会上的时间是否太多了,真的有产出相应的成果吗,是否该抽出一部分时间放在“自我提升”上。
需要注意的是,按任务性质分类可能会让您创建出许多有交集或包含意义的标签,建议您不要为一个任务选择两个几乎含义相同的标签,最好不断优化细化您的常用标签,建立最适合自己的标签库。

按任务场景分类

任务场景通常和其他分类结合使用,您需要思考这项任务“在哪儿进行”和“使用什么工具来完成”。比如家中、公司、地铁……手机、笔记本电脑……由于日事清的计划可以按标签来筛选任务,比如您此时在家中,就可以通过筛选标签为“家中”的任务,找到此时该做的事。
除了以上标签分类法,当然还有其他许多维度的分类,这里就不再一一列举。总之,为任务分类的方法多种多样,没有统一标准,我们的目的是更清晰地梳理任务,合理地管理任务、分配时间,适合自己的,就是正确的。