日事清新版笔记「拔高」使用指南

在日事清移动端,笔记功能的使用频率仅次于日程,也是被用户吐槽的重灾区。去年年末,笔记功能做了一次改版,终于解决了许多人不知如何“切换文集”的问题。现在的笔记功能分为“最近使用”和“所有文集”两个模块,我们就从下面这张简单的思维导图开始,和大家掰扯掰扯新版笔记功能。

                            
       
   



明确这些名词之间的关系

文集、笔记本、笔记、日报、周报、月报,这几个名词之间的关系可以通过上图红框中的层级结构进行表示。能够看到,不同的文集类型对应不同的笔记类型。笔记本只存在于普通文集中,笔记本下还可以继续新建笔记;日/周/月报可以理解为是工作报形式的笔记,和普通笔记属于同一层级。


新建笔记的两个入口

在【最近使用】中新建笔记

进入笔记功能就会看到最近使用的所有笔记,包括你最近创建、编辑、查看的。点击页面右下角的+,直接进入新建笔记页面。


注意!输入笔记内容之前,请先选择笔记的所属文集!如果你之前在【最近使用】中新建过笔记,页面顶部会显示【保存至XXX】,表示这篇笔记将会保存到你上次选择保存到的文集中;如果未新建过笔记,会显示【请选择目标文集】,可以点击选择保存路径。




在【所有文集】中新建笔记

切换到【所有文集】模块,你可以

1、选择一个已有文集,进入该文集后,点击右下角+,新建笔记;如果是普通文集,可以在文集下新建若干笔记本,在笔记本下可以继续新建笔记本或笔记。



2、点击文集列表页面右下角+,新建某一类型的新文集,进入该文集后,再按照方法1新建笔记。



【一键生成】的使用

【一键生成】是日事清笔记的最大特色。日报、周报、月报可以一键生成,记录每天、每周、每月的工作总结以及工作规划。如果你新建的是工作报,输入笔记标题后,点击笔记描述区域,会出现“一键生成”按钮,点击“一键生成”,笔记描述会自动填充你当天/周/月的工作内容。


KPTP模板

一键生成使用的默认模板是KPTP法则,你也可以根据自己的工作习惯在日事清电脑端修改一键生成模板。

Keep、今日未完成、Plan中的内容是默认添加的,Problem(遇到的问题)和Try(打算做哪些尝试去克服困难)中的内容是你的主观想法,需要自己填写。


以日报为例:

Keep:是你今天在日程中打勾完成的任务。

今日未完成:今天日程中显示的,没有打勾完成的,就会出现在今日未完成中。

Plan:重复的任务,以及设置的明天的任务。


日报新建时默认是当天,每天只能写一篇,如果今天已经写了一篇日报,那么再进行一键生成或新建日报操作时,就会提示你选择日期补写;周报、月报同理,每周、每月也只能写一篇。


工作报自动生成

如果担心忘记写工作报,可以在日事清电脑端设置自动生成工作报。进入该工作报文集,点击新建笔记,点击新建页面右上角的一键生成下拉箭头,开启【自动生成】功能即可。以日报为例,开启自动生成后,日事清将在每晚24点按照KPTP模板为你生成这一天的日报。

                            
       
   



笔记的灵活使用

月计划和月总结

年初立了一大堆Flag,结果1月还没过完就知道自己完成不了。


                            
       
   



如果你也带着“积极废人”属性,我劝你还是老老实实给自己制定计划吧。


无论是团队工作还是个人成长,以月度为周期作计划都是个不错的选择。日事清团队内部会用笔记做月计划和月总结,我们有一个月报文集,团队成员每月月初会在这里制定自己当月的计划,并复盘上一个月的工作。我们迭代过很多版的月报模板现在进化成了这样——


                            
       
   



目标、策略、行动、复盘,其实是OKR管理法(Objectives and Key Results,目标与关键成果法)的体现。


目标:这个月我要做成什么,也就是目标是什么,要得到什么关键成果。这是计划的重中之重,如果目标预设错误或不合理,任凭之后的策略行动再优秀,也是白忙一场。月度目标不是孤立的,也不是突发奇想的,它们是与你的年度目标甚至人生目标相联的。你可以每个月为自己制定3-5个目标(目标太多或太少都不是什么好事),它们就是你本月的重点,之后的一系列行动都应该围绕它们展开。


有效的OKR制定需要满足SMART原则——Specific明确性、Measurable可衡量、Attainable可实现、Relavent相关性、Time-bound时限性。举个简单的例子方便大家领会精神,比如你今年立的flag是升职加薪迎娶白富美,可你现在还没有对象,老板也没有很器重你,如果你想走向人生巅峰,现在该如何调整你的目标?你需要结合当前的形势,将你的大目标具体化,升职到经理还是总监?加薪50%还是薪资翻倍?一年之内迎娶白富美是不是不太实际?经过一番思考和权衡,你确定了今年的目标:升职到主管(因为只有这个职位空缺),加薪30%(公司每年有两次涨薪机会),发展一个结婚对象。现在这个目标就是明确的、可衡量的,是努力就可能实现的、与公司目标相关的(因为公司需要有人出任主管一职)、有时限的。接下来还可以继续按SMART原则拆解目标,我们通常可以对未来一个月到半年做出较为合理的规划,这期间的不确定因素会少一些。


策略和行动:策略和行动都是为了达成目标要去做哪些努力。但策略是宏观的,是针对目标来做的相对完整的方案;而行动是策略下的具体细致的执行步骤,可以精确到在某个时间点完成某件事。


复盘:本月的目标完成了吗?实际完成情况如何?完成了是因为我做了什么?没完成的原因是什么?有哪些经验可以总结?复盘不仅仅是对目标、策略、行动的回顾,更重要的是总结过程中的亮点和缺陷,分析导致当前结果的根本原因,为后面目标的达成制定更完善的执行方案。(可以参照后面的复盘模板)


如果你是与团队协同使用日事清,也可以查看与自己有工作对接的同事们的计划和总结,通过笔记评论与同事沟通,对方本月的工作是否有需要你来协助的,你能否提供他所需要的支持等等。


用表格制作你的笔记模板

上面计划总结模板的制作其实很简单,只需要在电脑端使用表格功能就可以完成。同样,我们还能使用表格制作更多适合自己的模板样式。


比如会议记录模板:

                            
       
   


复盘模板:

                            
       
   



读书笔记模板:

                            
       
   



日记模板:

                            
       
   




你可以建立自己的笔记模板库,需要的时候复制模板就好了。

                            
       
   



你是如何使用日事清笔记功能的呢?如果有好的用法,欢迎留言分享。之后我们也会尽快开发上线笔记的一些高级功能,方便大家使用,敬请期待!