让人获得幸福的时间管理工具

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本文作者是一名大学老师,他开始使用日事清软件,是因为有一段时间工作太忙,导致生活与工作的失衡。有了这个痛苦的经历,开始思考有没有更加平衡的工作方式。所以开始在传统文化中寻找幸福人生的答案,并钻研Gtd工作系统,然后到处寻找能够匹配的工具。尝试了很多工具后发现了日事清软件,一直使用到现在。

他认为,日事清软件是目前国内能匹配Gtd工作系统的最好软件(没有之一),有很棒的设计理念和功能设置,能够让人进入专注、反馈、改进的深度工作状态。适当改造之后可以把日事清打造成在身边的“私人教练”,让所做的每一件事磨砺我们的技能和心境。


文丨屠海良


对于时间管理这个老生常谈的问题,我们有一个美丽的误解,就是时间管理到底管理的是什么?据说现在有四代时间管理:


  • 第一代:便签和备忘录;

  • 第二代:日程表;

  • 第三代:优先等级;

  • 第四代:自我管理。


其实,时间管理不仅仅管理的是白天的工作,也可以如何更好地度过居家休闲时光。懂得休息的人才会更好地工作。时间管理要求我们把握好做事的节奏,同时还要管理好休闲时光。做好时间管理可以让我们变得更加幸福。


本文从以下三个方面探索让我们获得幸福的时间管理方法及实现工具,分别是:


  •  第一、为什么幸福在每天做的事情中;

  •  第二、如何通过时间管理获得幸福感;

  •  第三、在日事清软件中的实现方式。

 


为什么幸福在每天做的事情中? 


在电影【阿甘正传】中有一个经典场景,阿甘手里拿着一盒巧克力坐在公园的长椅子上说:人生就像一盒巧克力,你永远不知道下一颗是什么?


回顾一下今天做的事,我们拿到了哪些巧克力?其中的味道又如何?如果你已经记得不得了,那么今天努力完成的事情并没有滋养到我们的内心。


或许我们需要的是能把每天的工作和生活转化为幸福的时间管理方法。时间管理其实是对幸福的管理,它并不是要我们做更多的事情,而是做好当下的每一件事情,并从事情中体验内心的起落,最终完成心智的成长。



如何通过时间管理获得幸福感?


好的时间管理是启迪内心的,比如Ctt自我效能突破,把对内心的突破纳入时间管理之中。


好的时间管理是专注于当下的,比如GTD时间管理方法,通过捕捉、明确意义、组织整理、回顾深思和参与行动等步骤,让我们当下达到心如止水的状态。




在日事清软件中的实现方式?


最近有部电影叫头号玩家,男主角带领的团队通过破解游戏获得三把钥匙,最后成为了游戏世界绿洲的主人。那么获得幸福的三把钥匙是什么?


第一把钥匙:【起航】自我赋能



好的时间管理方法,要求我们先探究自己的使命是什么?然后再逐一分解愿景、计划和任务,最终达到当下的行动与使命一致的程度。


通过提问的方式找到自己做事的意义,当我们想清楚了为何工作,就会喜欢上工作。正如一句话所说的:“当我们找到喜欢的工作的时候,就会觉得没有一天在工作”。


在技术上,可以在日事清软件的“笔记”模块中建立一个笔记本,命名为:初心。然后把对使命的梳理和对梦想的期许的思考过程放到这个笔记本中。


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当我们对自己的价值或信念有所认识之后,就可以去做年度规划,然后通过日事清软件中的“计划-卡片-任务-子任务”的方式逐一分解执行。


第二把钥匙:【视角】唤醒卓越



我们会发现,对于做同样一件事情,有人甘之如饴,有人恨之入骨。为什么会有截然不同的感受?同样的,对于同一件事,当我们调整了视角,关联了使命并赋予它意义,那么就会唤醒我们的卓越心态,最终出色地完成工作。


因此,首先需要调整的是我们的视角,当一件事情来了,我们要想自己承担了什么角色,这个角色最重要的原则是什么。其次是更和谐,同样一件事,能不能在各种角色之间协同。比如管理员工,能不能想想用激发他人潜力的方式,而不只是一味下达指令。


在日事清软件中,可以在要做的事情前面做一下标记,以明确意义。比如此事与富贵相关,则标注如下:【富贵】制定一份营销计划。


第三把钥匙:【掌控】能量聚焦




当有了更深入、更和谐的视角,我们就能更加客观的去审视每一天的工作和生活。古人对于做事的境界,有一个很美的描述:心如明镜,物来则照,物去则无。如果我们每天做事都能如此优雅,那么掌控感也会油然而生。



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我们可以使用GTD系统方法,并结合日事清软件来实现日常管理。GTD关于掌控有五个捕捉,分别是:捕捉、明确意义、组织整理、回顾深思和行动。接下来看一下怎么在日事清软件中实现!


捕捉



捕捉的真意是把所有引起注意的事情都挖掘出来。大脑是一个不错的思考者,但不是一个很好的存储者,如果不是把引起注意的事情列出来,那么这些事情就会如电脑进程长时间占据我们的内存,最后拖垮运行。而这会产生不幸福的感觉!


在日事清软件中,可以用两个方式实现捕捉。


第一,在笔记中建立一个清单笔记本,然后记录事情清单,比如现在就可以试试列出50件引起你注意的事情,过程是痛苦的,结果确实惬意的,因为我们清理了“大脑的内存空间”。


第二,日事清有一个“收纳箱”,所以当突然有事情进来或遇到外部刺激想起一些要做的事情时,可以快速地记录在收件箱中。很方便,日事清软件提供了文字记录和语音记录两种方式。


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明确意义



明确意义的本意是增强动力以及做第一轮的筛选。把做事变成滋养内心的秘诀是将行动与使命关联起来。如果发现当下此事与使命无关且毫无意义,那么可以考虑授权或放弃。如果有关,则要考虑做到什么程度最为恰当,做成什么样才能与其他事情协同增效。


明确意义在日事清上的实现方式是在任务下面的描述中,写上“预期成果”,然后把意义和期望得到的成果写上去。


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组织整理



组织整理的本意是让事情或资料按照自己的使用习惯,归于最恰当的位置,以便后面可以随时调用。事实上,每个人的物品摆放习惯是不同的,但都想用起来顺手,比如我们办公桌上的文件,只留下当下要用的那份固然很棒,但也有人喜欢能随手拿到相关资料。


日事清中,组织整理是对“收件箱”和各类清单中的事情安排时间、工作场景、工作时长和工作地点等。操作上,比如收件箱的某一件事可以打开后选择日期,就可以完成时间安排。


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回顾深思



回顾深思的本意是在动态中不断发现并归于良好的秩序。曾子说过:“ 吾日三省吾身。为人谋而不忠乎?与朋友交而不信乎?传不习乎?”每个人的一天都是一个“熵增”的过程,就像家里早晨打扫过卫生,很干净,但一天下来就会变乱变脏。适当的整理就像是收收心一样让我们持续保持良好的心态。


日事清中,当完成一件事,我们可以在任务描述中写上一句话作为回顾总结。此外,在日视角中看一下今天完成的状况如何,哪些是计划外的。也可以在周视角下看一下今天的工作对周目标的推动情况,从而让我们自己重新归于心如止水的掌控状态。


参与行动



参与行动的本意是聚焦于在当下此事,用行动推动目标的实现。曾经有人问一个高僧修行的方法,高僧的回答是:吃饭的时候吃饭,睡觉的时候睡觉。是的,专注于当下此事是一种修行,人们总是在做这件事的时候想着其他事情,所以无法体验心流的状态,而心流是很接近幸福的感觉。


日事清软件中,有番茄钟的功能,当要做一件事的时候打开一个番茄。此外可以嵌入符号系统,打造完整的番茄工作法。

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比如【富】完成策划方案#办公室2。【富】意味着这是一件关于获得财富的事情,#办公室是指要在办公室中完成,后面的2指的是预计要用2个番茄完成。当这样去设计和执行,日事清就可以变成我们的私人教练,指导我们做好工作、训练内心。


虽然生活的巧克力盒,我们常常不知道会拿到哪一颗。但是我们可以决定,当拿到当下这一颗时,好好去品味其中的味道,或许幸福就在其中!