怎样合理安排时间,提升工作效率

对于提升工作效率,我没有特别多的感想和经验,一直以来都是在不断的学习和探索中总结经验教训,对前人们的方法进行实践和判断。作为一个上班族,我知道工作效率对于我们每一个人有多么重要,也许现在还有很多的朋友仍然在加班中忙忙碌碌的赶时间,有人依然过着996的生活,但这并不是我们想要的。我们工作的目的都是希望能够解放经济,获得更好的物质生活和精神享受,但目前的这种状态岂非越走越远,所以,我会经常的写一些有关提升工作效率的文章,及时的分享,这些经验都是我认为是可以产生效果的,但个人判断并不全面,希望读过这些文章的人也能够抱着怀疑的态度尝试,如果有不适合提升效率的方式请及时指出。

1、好脑子不如烂笔头,好笔头不如好工具

日本沟通专家箱田忠昭在《早上3小时完成一天工作》书中指出,可以准备一本记录“想做却没做”的记事本,一有零碎时间或瞎忙时,就可以拿出来审视,以刺激大脑录音机转动,激发干劲。这其实是关于利用碎片化时间比较早的一个观点,但相当实用,在此基础上我们还可以在进行改进。现在随着无纸化办公以及智能设备的发展,现在利用笔记本记录的情况已经越来越少了,如果能有一款比较方便的APP来代替的话,更能节省不少的时间。譬如,我现在就是再用日事清这个工具来处理日常工作的事情。

2、提前规划,安排好时间

在进行某个工作项目前,尝试给自己设定一个时间:几点开始,几点完成。这可以避免自己在某个工作项目上,花过多不必要的时间,而耽误了其他更加紧急的任务。

3、做计划,安排好一天的工作

工作计划的目的是让你明确今天要做哪些工作,从一个更宏观的角度来看待自己的工作,以便更合理的安排。另一方面,从心理的角度来讲,一份合理的工作计划能够让计划者在工作的时候更有动力,消除疲劳。比如,可以将工作时间表分成五个时段:早上9时至中午12时,中午12时至下午3时,下午3时至晚上6时,晚上6时至晚上9时,晚上9时至午夜12时。在每个时段,记下所需进行的项目或会议,就能够有效精准的掌握一天的时间行程。

4、先做重要的事情

按照事情的轻重缓急按顺序排好。先完成重要且紧急的,其次是重要但不紧急的,最后才是其他事情。另外不要把时间浪费在无意义的事情上面。以工作的重要性做了先后安排后,就不用担心耽误最紧急的工作。甚至可以在每晚睡觉前,先把明天要达成的目标记下来,按重要程度编顺序。隔天一早,即可马上着手第一个目标,达成后再继续实现第二个目标,一路坚持做下去,可事半功倍。

5、提高沟通效率,降低沟通成本

很多工作基本上都不会是一个人封闭完成都,多需要别人的参与和辅助。所以在工作的沟通上怎样能够利用最短的时间完成沟通,并让同事清晰明确是对于工作效率而言非常重要的一个环节。譬如在日常的工作中,现在虽然大部分公司都有自己的OA系统,但是,能用起来的并不多,我们大多还是依靠QQ、微信等进行工作效率的沟通,但这种沟通方式虽然信息传达比较快,但并非没有缺点,一个是生活和工作没有界限,另一点是既然看了微信很多人就出呗分散注意力,从而降低工作效率。所以,也要选择一个合适的方式或工具能够避免这种事情的产生。