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开会应该是职场人最常遇到的工作场景之一,上到公司战略会,下到小组总结会,各种各样的会议不胜枚举。在会议多的同时,各种问题也凸显了出来,并且很多都是很共性的。

具体来说有以下九大问题:

一、没有明确的会议制度,会议想怎么开怎么开;

二、虽然有会议制度,但形同虚设,还是想怎么开怎么开;

三、会议议题不明确,经常跑题;

四、参会成员无准备,没有讨论;

五、会议主持人无力引导讨论走向,致使失控;

六、会议预估不足,延时现象严重;

七、会议上形成的重要决议没有记录;

八、会议开完没有明确结论;

九、会议上上形成的结论无法有效监督执行。

正是有这九大问题的存在,很多时候我们开出来的会都是低质、无效的会,白白浪费时间不说,还会损耗甚至打击团队的积极性。其实,很多人都是知道这些问题存在的,但是改正起来仍然很难。一方面受限于自己的职位,有心无力;另一方面这种事情解决起来往往“吃力不讨好”,所以也就听之任之了。

这时,我们需要有一个可持续的长效的机制去解决这些问题。综合来看,这个机制需要包含三个方面:

一、一个行之有效的会议制度;

二、有执行力的执行人;

三、一套匹配的会议管理系统。

目前来看,制度好建立,执行人不难找,最关键的是一套匹配的管理系统。实际上,这个系统并不是100%必需的 — 一个qq群一个微信群,甚至一张白纸也可以对会议进行管理。但是,一套匹配的会议管理系统,可以让会议制度更长久、让执行人更具执行力,从而实现会议的最终目的。

那么,从功能上看我们应该选择一个什么样的系统呢?

一、系统发布的信息人人都可以收到,但是又有一定的权限;

二、系统可以进行会议重要文档、信息的留存,以备日后查用;

三、系统可以追踪日后会议结果的执行情况。

我们大可不必专门采购这样的一套会议管理系统,尤其是对于绝大多数中小型企业而言。这个时候,我推荐用我们日事清去解决这个问题,在日事清的计划模板中有专门的会议管理模板。

会议管理

我们根据行业研究和多次讨论,最终将会议拆解成以下五个部分:会议制度、会议通知、会议纪要、会议总结和会议结果执行。展现在日事清上如下图所示:

会议管理问题

会议制度

会议制度是总的会议要求,各个部门会议都要遵守的,为以后的各种会议定下基调,比如,根据会议制度我们不把会议执行制度交予固定某个人,而是交由每次具体的会议主持人,最后由行政部门统一审查考核。当然,各公司也可根据各个公司实际情况进行制定,也可以直接参照模板实行。

会议管理制度

会议通知

会议通知由会议发起人发布给各个成员,会议通知要写清楚五个要点:会议时间、地点、预计会议时间、会议流程以及参会人员是否需要准备相关材料。会议通知添加相关参会人员后,通知会自动添加至参会人的个人日程中。会议通知可设置权限,防止被修改或删除。对于会议通知有疑问的,可在评论区进行评论。

会议通知

会议纪要

会议完成之后,由会议发起人或委托其他与会人将会议的主要内容输入到会议纪要中,丰富整个会议细节,同时也是希望营造讨论的气氛让大家都能畅所欲言。

会议总结

要写出会议结论性成果,主要是为了让会议主持人牢记会议主题,防止会议跑题,始终以主要问题为导向。

会议结果执行

会议完成之后对于产生的下一步行动要落实到事,责任到人,做到“会而议,议而决,决而行,行而彻”。

这样整个流程下来,以上提到的绝大部分问题都能避免甚至杜绝。

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